かんたんルール
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ピッタリな運用が可能です！
「かんたんルール」は、用意されたルールを自動で適用する機能です。
多彩なルールから必要なものを組み合わせるだけで運用の自動化を「かんたん」に実現。
管理者の負荷を増やすこと無く、ファイル共有のセキュリティを強化します。
今後もお客様のご要望を実現するため「かんたんルール」を順次追加していく予定です。
2023年5月現在の
ルール一覧
1.
外部共有先が gmail.com だった場合、検知して共有を解除します。
※ルールをONにする前に設定された共有先も解除されます。
社内ポリシーを確認のうえ、問題がなければフリーメールへの外部共有を制限しましょう。
2.
外部共有先が yahoo.co.jp だった場合、検知して共有を解除します。
※ルールをONにする前に設定された共有先も解除されます。
社内ポリシーを確認のうえ、問題がなければフリーメールへの外部共有を制限しましょう。
3.
外部共有先が Microsoft 系 (msn, hotmail, outlook, live) だった場合、検知して共有を解除します。
※ルールをONにする前に設定された共有先も解除されます。
社内ポリシーを確認のうえ、問題がなければフリーメールへの外部共有を制限しましょう。
4.
外部共有先が iCloud だった場合、検知して共有を解除します。
※ルールをONにする前に設定された共有先も解除されます。
社内ポリシーを確認のうえ、問題がなければフリーメールへの外部共有を制限しましょう。
5.
外部共有禁止
組織内のすべてのマイドライブを対象に外部共有を禁止します。外部共有を検知した場合には自動で共有を解除します。
※ルールをONにする前に設定された外部共有も解除されます。
会社ポリシーとして、各個人が自由に外部共有することを禁止する場合におすすめのルールです。
6.
外部共有禁止
ファイル名やフォルダ名に指定した文言が含まれていた場合、外部共有を自動で解除します。
※ルールをONにする前に設定された外部共有も解除されます。
社外秘の資料など、重要なアイテムによく使われるワードを設定して外部共有を禁止することができます。
7.
外部共有禁止
ファイル形式を指定して外部共有を禁止します。外部共有を検知した場合には自動で共有を解除します。
※ルールをONにする前に設定された外部共有も解除されます。
ファイル形式でまとめて外部共有を禁止したいときにおすすめのルールです。
8.
外部共有禁止
指定したタグが付いたファイルやフォルダの外部共有を自動で解除します。
事前にタグを付けておくことで、重要なアイテムの安全度を高める機能です。
重要なアイテムをタグで管理したい時に便利な機能です。
9.
外部共有アクション
指定したファイルを外部共有した場合、設定されたアクションを行います。
・メール通知： ユーザーが所属する部署の上長宛てにメール通知します。
・共有解除： 実行された外部共有を解除します。
・メール通知＆承認： ユーザーが所属する部署の上長宛てにメール通知します。承認されるまでは元の共有状況のままとなり、承認されれば外部共有が実行されます。
※ユーザーが部署に所属していない場合、DriveChecker管理者（特権管理者）に通知されます。
※ルールをONにする前に設定された外部共有は、日本時間（JST）の深夜0時に共有が解除されます。
社外秘の資料など、個人の判断で外部に共有させたくないファイルへの設定がおすすめです。
10.
外部共有アクション
指定したフォルダを外部共有した場合、設定されたアクションを行います。
・メール通知： ユーザーが所属する部署の上長宛てにメール通知します。
・共有解除： 実行された外部共有を解除します。
・メール通知＆承認： ユーザーが所属する部署の上長宛てにメール通知します。承認されるまでは元の共有状況のままとなり、承認されれば外部共有が実行されます。
※ユーザーが部署に所属していない場合、DriveChecker管理者（特権管理者）に通知されます。
※ルールをONにする前に設定された外部共有は、日本時間（JST）の深夜0時に共有が解除されます。
個人の判断で外部に共有させたくない、重要なファイルが保管されているフォルダへの設定がおすすめです。
11.
外部共有アクション
指定したユーザーが外部共有をした場合、設定されたアクションを行います。
・メール通知： ユーザーが所属する部署の上長宛てにメール通知します。
・共有解除： 実行された外部共有を解除します。
・メール通知＆承認： ユーザーが所属する部署の上長宛てにメール通知します。承認されるまでは元の共有状況のままとなり、承認されれば外部共有が実行されます。
※ユーザーが部署に所属していない場合、DriveChecker管理者（特権管理者）に通知されます。
※ルールをONにする前に設定された外部共有は解除されません。
社外メンバーによる共有設定を制限したい場合におすすめです。
12.
DriveChecker でユーザーが初めてOFFになったときに、自動通知テキスト（自由入力）を指定のメールアドレスに送信します。
社員が退職したときに必要な作業やチェック事項を、ユーザーがOFFになったときにテキストとして自動送信することが可能です。
13.
Google Workspace と同期後、DriveChecker でユーザーが初めてONになったときに、自動通知テキスト（自由入力）を指定のメールアドレスに送信します。
社員が入社したときに必要な作業やチェック事項を、ユーザーがONになったときに自動送信することが可能です。
14.
ファイル数上限アラート
組織内のすべての共有ドライブを対象に、ファイル数とフォルダ数の合計が設定した上限を超えると指定のメールアドレスに通知します。
※共有ドライブの機能が含まれる Google Workspace のプランでのみご利用いただけます。
共有ドライブのアイテム数（ファイルやフォルダの数）には最大40万個の制限があります。アイテム数が増えすぎる前に事前アラートの設定がおすすめです。
15.
ファイル数上限アラート
組織内のすべてのマイドライブを対象に、共有アイテムの数が設定した上限を超えると指定のメールアドレスに通知します。
共有されたまま放置されたファイルなど、共有アイテムが際限無く増えない様に事前アラートの設定がおすすめです。
16.
外部共有ファイル数
上限アラート
組織内のすべてのマイドライブと共有ドライブを対象に、外部共有されているファイルやフォルダの数が設定した上限を超えると指定のメールアドレスに通知します。
※共有ドライブの機能が含まれる Google Workspace のプランでのみご利用いただけます。
組織全体での外部共有数を、傾向として把握するのにおすすめのルールです。
17.
外部共有ファイル数
上限アラート
組織内のすべてのマイドライブを対象に、外部共有されているファイルやフォルダの数が設定した上限を超えると指定のメールアドレスに通知します。
各個人で外部共有しているファイルやフォルダの数を、全体として把握するのにおすすめのルールです。
18.
外部共有ファイル数
上限アラート
指定したファイル形式のアイテムを対象に、外部共有されているファイルやフォルダの数が設定した上限を超えると指定のメールアドレスに通知します。
組織全体での外部共有数を、ファイル形式を絞って把握するのにおすすめのルールです。
かんたんルールの運用方法
自社のセキュリティポリシーや管理方法に合わせてルールを選択します。
フリーメールへの共有を禁止する場合には共有先を制限するルール、
社外秘のファイルなど重要データを守る場合には、
特定のアイテムの共有を制限するルールを組み合わせることができます。
まずは、わかりやすいルールから利用を始めて、
少しずつ他のルールも検討しながら、
理想のセキュリティ管理を実現しましょう！
運用イメージ
ルールの設定状況は DriveChecker の画面から誰でも閲覧できるので、手間をかけずに社内周知できます。
「カスタムルール」について
お客様がご自身で自由にルールを作成できる
カスタム機能の開発が進行中です
ご期待ください
稼働イメージ
ルール 1. 「Gmail禁止」の場合
稼働イメージ
ルール 12. 「指定ファイル共有解除」の場合
