アクティビティアーカイブは
Google Workspace 利用ユーザーの全アクティビティを10年間に保存し、
万一の際に履歴を追跡することができる、強力なログ管理ソリューションです。
※ご利用には Googe Workspace の「Business Standard」以上のプランが必要です。
ドライブ内のアイテムに対するユーザーのアクティビティ（アクセス・アクション）が
ログとして保存されます。
※上図の保存項目は、Google による仕様変更やサービス向上のため変更となる可能性があります。
社内で保有しているファイルが外部からどの様にアクセスされているかも、すべてログ保存されます。
※社外ユーザーの操作ログ保存は、システムが取得可能な範囲に限定されます。
ログが10年間という長期間保存されることで、慎重に共有操作をすることになるため、不正防止だけでは無くヒューマンエラー防止の効果も期待できます。
アクティビティアーカイブ（有料オプション）はシステム側で改変ができない「データの改ざん防止機能」を備えた保存仕様なので、事故発生時の証跡としてご利用いただけます。
アクティビティや「かんたんルール」等を組み合わせて、お客様が自由にルール作成できる自動化機能を将来的に予定しています。
対象ユーザーの履歴を調査する
セキュリティに関するトラブルが発生したときに、関係するユーザーに対象を絞ってドライブ上での行動を調査することができます。もしもの時も、事実をベースに対処できるようになります。
退職者ログを確認する
情報漏洩は退職者から発生することもあります。そのような場合にも、ログが残っていれば退職者がどのような行動をしたのかを追跡することができます。
外部ユーザーからのファイルアクセスを確認する
機密性の高い情報が含まれたファイルやデータは潜在的なリスクと常に隣り合わせです。外部共有や外部ユーザーのファイルアクセスを確認することで、リスクを軽減することができます。
特定アクションに限定し、履歴を確認する
特定のアクション、例えばファイルのダウンロードなど情報漏洩につながる可能性が高いアクションを定期的に確認することで、セキュリティ事故のリスクを最小限に留めることができます。
アクティビティアーカイブ（有料オプション）はユーザー単位となります。
アカウントを購入後、ユーザー画面から対象ユーザーをONにすることでご利用いただけます。
設定例
さまざまな場面に対応した設定が可能です。
Google Workspace を停止/削除したユーザーのデータも継続してアーカイブ保存いただけます。
使用場面を整理
| No | 使用場面 | Google Workspace ユーザーステータス |
DriveChecker ユーザーON/OFF |
アクティビティ アーカイブ ON/OFF |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 不特定多数のユーザーが存在し、情報漏洩リスクを組織的に管理したい場合 | 利用中 | ON | ON |
| 2 | 組織規模が小さく、リスクが限定的な場合 | 利用中 | ON | OFF |
| 3 | 退職者、休職者からの情報漏洩の可能性に不安を感じている場合 ※退職後は一定期間アーカイブを保持することをご推奨いたします。 OFFにするとアーカイブが削除されます |
停止中 / 削除 | ON | ON |
| 4 | セキュリティ事故に備えてアーカイブを残しておきたい場合 ※ DriveChecker を利用しなくなっても、個別でアーカイブを残すことが可能です。 |
停止中 / 削除 | OFF | ON |
| 5 | 退職などでアーカイブが不要になった場合 ※OFFにするとアーカイブは削除されます |
停止中 / 削除 | OFF | OFF |
| 6 | （DriveChecker未利用） | 利用中 | OFF | OFF |
アクティビティアーカイブの利用を開始する
DriveChecker管理者権限で会社設定画面から「アクティビティアーカイブ」をONにしてください。
※ご利用にはお客様の Google Workspace の「Business Standard」プラン相当以上が必要となります。
対象ユーザー数を決定
ユーザー画面で利用予定数分の購入操作を行ってください。（有料オプション）
※購入操作をしたユーザー数単位でオプション利用料金が発生します。
利用ユーザーを割当
各ユーザーのアーカイブをON／OFF選択できるようになります。
