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用語集

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DriveCheker 関連

DriveChecker

Google ドライブ™ と組み合わせて共有管理を便利に行えるアドオンサービスです。

自動共有解除

会社が指定した日付が経過すると、外部との共有権限が自動で解除されます。
外部共有日数とリンク共有の2種類での個別に解除日付の指定が可能です。

外部共有日数=会社ドメイン以外の、社外メールアドレス共有が対象です。
リンク共有日数=「リンクを知っている全員」と「ウェブ上で一般公開」となっているファイルが対象です。

ユーザーの権限

【ログイン不可】
DriveChecker にログインができません。

【ユーザーA】
DriveChecker にログインし、自分がオーナーのファイルのみを表示、管理することができます。

【ユーザーB】
ユーザーAの権限に加え、自分がオーナーのファイルを自動解除対象外にできます。

【DriveChecker管理者】
DriveChecker の管理者です。ドライブ内のファイル全てを確認し、全社員の共有状況を把握することが可能です。

ユーザーの属性

【外部共有禁止】
外部共有をしても自動で解除され、操作したユーザーに外部共有が解除された事を知らせる通知メールが届きます。

【外部共有申請】
外部共有をしても自動で解除され、操作したユーザーが所属している部署(チーム)の管理者に通知メールが届きます。その後、管理者が承認すると外部共有が改めて実施されます。

※属性設定前に、ユーザーが外部共有実施済みの既存ファイルは対象外です。

部署管理機能

組織階層や役割を設定することで、DriveChecker 内でファイル管理を効率良く行うための管理機能です。
100の組織と100の階層を上限とする部署管理が行えます。
組織の設定はCSVで設定する方法と、Google の組織情報と同期する方法があります。

部署管理者

部署管理者は対象部署に所属しているユーザーの全ファイルを、「ファイル管理」画面で確認が行えます。
1名が複数の部署管理者を兼任することが可能です。
部署管理者と部署管理者代理という名称が設定可能ですが、権限に違いはありません。
より上位の役職者や、管理を委任された方などを区別するためにご利用ください。

チーム管理者

チーム管理者は対象チームに所属しているユーザーの全ファイルを、「ファイル管理」画面で確認が行えます。
1名が複数の階層のチーム管理を兼任することが可能です。
チーム管理者とチーム管理者代理という名称が設定可能ですが、権限に違いはありません。
より上位の役職者や、管理を委任された方などを区別するためにご利用ください。

週次レポート

直近1週間の共有状況の変化を週次レポートとして、ご連絡はシステム担当者様のメールアドレスへ通知します。

CSVエクスポート

検索条件で出力した内容についてCSVでエクスポートが可能です。
監査対策としてもご利用ください。

ファイル管理

DriveChecker の管理者が、自社ドメインで保有しているファイルの一覧を表示できます。
部署管理者であれば所属部署、チーム管理者であれば所属チームのファイル一覧が表示可能です。

ログ

ログには、Google で行った操作ログと、DriveChecker 内で行った操作ログの2種類があります。

・DriveChecker の操作ログはシステム内の操作履歴に表示されます。
・Google の操作ログはシステム内のアクティビティアーカイブに表示されます。
 ※主に Google ドライブでの操作ログが保存されます。
  (アクティビティアーカイブの契約プランによって保存期間が異なります)

一括処理機能

選択したファイル権限などを一括で変更出来る機能です。
一括機能には権限の変更ほか、マイドライブ→共有ドライブへの移動機能も備えています。

管理者Dashboard

管理者用のDashboardでは、様々なファイル状況のサマリーが表示可能です。

ファイル形式

DriveCheckerでは様々なファイル形式を指定して管理することが可能です。

全般

Google ドライブ™

Google ドライブ™ は、2012年4月より開始された Google が提供するクラウドストレージサービスです。

DriveSDK

DriveSDKはGoogle社が提供している外部システムに情報を連携するためのAPI機能のことです。

SSO

シングルサインオンの略です。

権限

特権管理者

Google Workspace内での最上位権限です。
ユーザー作成、各サービスの設定変更など組織内のあらゆることが行える権限です。

ユーザー

Google Workspaceを利用する利用者の最小単位。

グループアドレス

グループアドレスはメーリングリストとしての利用方法と、アクセス管理としての利用方法の2種類の用途があります。

ファイルには個別でアクセス権を設定するよりも、グループアドレスで設定する方が管理が簡単です。

webで公開

Google ドライブ™ のアイテムの共有権限のひとつ。

「webで公開」を設定すると、誰でも閲覧できるようになります。

ダウンロード

Google ドライブ™ に保管されたファイルを、ファイル形式を指定してローカルに保存することができます。

オーナー

ファイルの所有者です。
オーナーは他の編集者にオーナーを移すことが可能です。

編集者

Google ドライブ™ のアイテムのアクセス権限のひとつ。

ファイルの編集権限を持っています。

閲覧者

Google ドライブ™ のアイテムのアクセス権限のひとつ。

ファイルの閲覧権限を持っています。

コメント可

Google ドライブ™ のアイテムのアクセス権限のひとつ。

ファイルの閲覧権限の他にコメント権(編集は不可)を持っています。

アイテム

スプレッドシート

Google スプレッドシート とは、Google社が提供している表計算ソフトのことです。

ドキュメント

Google ドキュメント とは、Google社が提供している文書ソフトのことです。

スライド

Google スライド とは、Google社が提供しているプレゼンテーションソフトのことです。

フォーム

Google フォーム とは、Google社が提供しているフォーム作成ソフトのことです。

ドライブ関連

マイドライブ

「マイドライブ」とは、自分がアップロードまたは同期したファイルやフォルダ、自分が作成した Google ドキュメント や Google スプレッドシート、Google スライド や Google フォームを保存できる場所です。

共有ドライブ

「共有ドライブ」とはフォルダをチームで利用してファイルを保存、検索したり、ファイルにアクセスしたりできます。 共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームが所有するためファイルオーナーという概念がありません。

共有アイテム

「共有アイテム」とは、他者のマイドライブから共有されたフォルダやファイルや他者のマイドライブから共有されて更新や閲覧ができるファイルやフォルダを「共有アイテム」といいます。

最近使用したアイテム

最近アクセスしたファイル一覧へのショートカットが行えます。

スター

Google ドライブ™ ではよく使うファイルへのショートカットとして、「スター」を割り当てることが可能です。

ゴミ箱

ゴミ箱に移動したアイテムは30日が経過すると完全に削除されます。

完全に削除されるまでは Google ドライブ™ の容量に影響します。

保存容量

Goolgle内で利用するための共用の容量で、利用エディションによって、保存可能な容量が異なります。

版の管理

ファイルのバージョン毎に「版」として管理可能です。
この機能を利用すると、URLを変えずに中身の差し替えが行えます。

ファイルのアップロード

Google ドライブ™ にファイルをアップロードすると、操作者の Google ドライブ™ のアカウントで容量がカウントされます。

他ユーザーのフォルダにアップロードした場合でも、操作者の Google ドライブ™ のアカウントで容量がカウントされます。

変更履歴

ファイルに変更を加えたバージョン履歴です。
ユーザーは履歴が残っている範囲で、過去の編集状態に戻すことが可能です。