株式会社ミツモア 様インタビュー

 DriveChecker 導入前から、社外への情報共有時に Google ドライブを活用していました。

 Google ドライブはファイルのバックアップやアクセスを安全に行うことができ、かつ利用者側も操作方法がわかりやすく利便性が高いところが利点ではあるのですが、利便性の高さ故に社内の管理者側で懸念事項が発生しました。

管理者が抱えていた懸念事項は

「各ユーザーが個人の判断でファイルを社外に共有できる環境となっている」という点です。

この問題を重要視するようになった時点では、まだ社内でGoogleドライブの運用方法を模索している段階となっており、共有ドライブの整理ができていませんでした。

それこそ、ユーザー本人しか中身を把握することができない「マイドライブ」から直接社外に共有されているかどうかについては、管理者であっても Google ドライブのみを使っている場合は確認方法がありません。

・現在の状況を把握したい

・自社に沿った運用方法を策定したい

・統制が取れていない環境を口頭周知ルールではなくシステムとして整えたい

この 3 つの思いがあり、対応しているサービスを探すことになりました。

 Google ドライブを整えたいと考え始めた時は、初めての取り組みということなのでまずはコストを抑えることができる方法を探しました。

そのために最初に試したのは「 GAS 」による対応です。

（ GAS ＝ Google が提供するアプリケーション開発プラットフォーム）

 HTML や JavaScript のような身近な Web 言語を用いて、 Google サービスを自動化することが可能。

 GAS は無料で利用できるため、コストを抑えるという点ではぴったりな手法ではありましたが、欲しい情報の出力・管理をする、という環境構築の負担が大きかったです。

事前準備を行う必要があり、もちろん活用するための知識も必要です。

抱えていた課題をなるべく早く解消したい、という思いもあり既存の Google ドライブ管理サービスを並行して探しました。

そこで出会ったのが DriveChecker です。

 DriveChecker は、利用者側が複雑な設定をせずともデフォルトで社内の社外共有状況を可視化できるダッシュボードや、状況を把握できるレポート化などの求めていた機能が揃っていたんです。

また、 ＋ α として状況の把握だけではなく、「共有開始日から ◯ 日経過をトリガーに自動で共有が解除される＜自動解除機能＞」など、管理者側が都度チェックをしなくとも外部共有状況を制限できる自動化機能がついていました。

そして何より 1 ユーザーあたり月額 300 円と、試しやすい価格です。

GASにて環境を構築し、都度管理を行う管理者側の負担と比較し、コストパフォーマンスの良さで利用することに決めました。

 DriveChecker を導入することで当時の社外への共有状況を可視化することができたため、まず始めに Google ドライブ利用ルールを定めました。

現在は「外部共有可能な共有ドライブ」を作成し、その他共有ドライブやマイドライブからの外部共有を禁止することで、より効率よく管理しやすい形で Google ドライブを活用できています。

管理者の管理コストが削減されたことは勿論ですが、従業員側からみても Google ドライブ内がわかりやすく整理されたため、社内での外部共有依頼などもスムーズに対応ができるようになった点もよかったですね。

 1 番利用している機能は 自動解除機能 ですね。

当社は「外部共有可能な共有ドライブ」の作成のみではなく、DriveCheckerの「共有開始日から ◯ 日経過をトリガーに自動で共有が解除される自動解除機能」を 30 日間で設定し、「社外へ共有することを管理者が許可したアイテムであったとしても、1ヶ月後（ 30 日後）には共有が自動で解除されている」という環境を整えています。

また、自動解除機能には「自動解除対象外（指定したフォルダ配下のファイルは自動解除の対象外となる）」の設定を付与することもできるため、「会社パンフレットなどの長期的にやり取りが発生するファイルやフォルダは自動解除対象外の設定を行う」という運用をしています。

外部共有管理を自動化でき、さらに自社の状況に沿って対象を柔軟に設定できるところも DriveChecker の利点だと思います。

実際に DriveChecker を利用する中で、特におすすめできると感じているポイントは 3 点あります。

① 柔軟な自動化によるセキュリティ向上

 DriveChecker は、「自動解除機能」や「マイドライブ外部共有禁止」「リンク共有外部共有禁止」など自動的に外部共有を管理する機能が複数あります。

またそれだけではなく、対象外の設定など自社の状況に合わせて条件やルールを細かく設定できるため、自社に沿った初期設定を最初に行うことで自動的にセキュリティを強固に保つことが出来ます。

② 時間的コストの削減

 GAS 等を活用し、自社で Google ドライブ管理設定を行おうとすると、運用開始前に時間がかかりますが、 DriveChecker は契約後すぐに自社の現在の状況をダッシュボード画面で確認することができます。

運用開始前の準備のみではなく、利用開始後に自社の共有状況の制限やレポート出しも自社側で細かい設定をせずとも利用することができます。

導入前・導入後共にコストメリットを重視している方におすすめできるサービスだと思います。

③ ヒューマンエラー未然防止

 DriveChecker は管理者側が予期していた危険性のみではなく、思わぬ事故を未然に防ぐことができます。

 DriveChecker を入れていない場合、「共有が必要な期間を終了したファイルの共有権限を手動で解除する」必要が発生します。

数千・数万単位で存在する社内ファイルに対し、各自が把握し手動で管理をするというのは現実的ではなく、いくら気をつけていてもヒューマンエラーを0にすることは難しいでしょう。

共有解除漏れなど自社側で気付けないヒューマンエラーが発生していたとしても、 DriveChecker の自動解除機能で自動的にセキュリティの穴をふさぐことができます。

セキュリティ意識の高い会社ほど管理すべき項目が多く、手動で対応できることには限界があります。

求める環境を整えるために生じる管理コスト、手動管理によるヒューマンエラー発生リスクと比較した上で、自動化できるところは DriveChecker のようなシステムを使うのが良いのではないでしょうか。