ENECHANGE株式会社 様インタビュー

コールセンターや QA （アプリ開発エンジニア）との連携が必要な業態ということもあり、社外との情報共有が業務上必要になります。そのため、暗号化できるクラウドサービスである Google Workspace （旧  G Suite ）に共有したい資料を格納し社外に共有していました。
重要な情報のやり取りも発生するため、Googleドライブ側の設定で「外部共有を禁止するドライブ」「外部共有を許可するドライブ」など制限をかけて管理をしていましたね。

そのため、管理者が社外に連携する資料や宛先については管理をしていたのですが、管理体制をより強固にしたいと考えるようになりました。

Google ドライブは、アイテムを社外に安全に共有するという点では優れたツールではありますが、「会社全体の現在の共有状況」を把握することは機能上難しいサービスとなっています。

もちろん、社外にアイテムを共有した社員本人が共有不要となったアイテムについて共有権限を都度解除できれば良いのですが、どうしても社員個人に対応を委ねる形となります。

会社としてより安全に運用するため、「管理者側で共有の状況を管理できる方法はないか」というのが、 DriveChecker に問い合わせを行ったきっかけでした。

管理者側が定めたサービス導入の目的は下記 3 点です。

「管理体制の更なる強化」
「従業員側が共有権限解除を行う際の工数の削減」
「外部共有状況の可視化（レポート化）」

また、＋ α として「それらを自動化できないか」ということも考えていました。

DriveCheckerは、それらの目的を全て達成できる、自社にぴったりのサービスだったんです。

DriveCheckerは年間契約のため、更新時期にはその他Googleドライブを管理できるツールの情報を収集し比較検討しています。

具体的な例を1点あげさせていただくと、SaaSの一元管理ができるツールがあり、一部機能としてGoogleドライブの外部共有コンテンツの管理機能が含まれているものがありました。

比較検討をした結果、現時点で丸4年以上DriveCheckerを利用しています。

利用を継続している大きな理由は「外部共有の運用工数」と「事故防止」の2点においてDriveCheckerの方が優れていたということがあげられます。

①外部共有の運用工数
他社サービスは「外部共有の監視」と「アラート出し」に留まるのみで、その後は管理者側による手動のアクセス権解除が必要でした。
その点DriveCheckerは、「共有開始日から◯日経過をトリガーに自動で共有が解除される＜自動解除＞」があり、さらには「特定の外部アドレスやドメインについては自動解除の対象外とできる＜ホワイトリスト＞」もあり、機能の組み合わせによって自社が求めていた外部共有の運用を自動で管理してくれる点がポイントでした。

②事故防止
他社サービスは「共有権限を解除する際に、共有先や共有期間（どのくらいの間共有されていたか）の把握管理を自発的に確認し、手動で解除する」という対応が必要でした。
DriveCheckerは①にてお伝えしたとおり、全てが自動化できるため、「手動対応による解除漏れなどの自己発生リスク」をそもそも生み出さない環境を作ることができます。

セキュリティ事故は、過失によるものです。
手動対応の場合、いくら気をつけていても完全に 0 にする事は難しいでしょう。
DriveCheckerの自動化により「セキュリティ事故を未然に防ぐことができる」という点は他サービスに代えられないため、 DriveChecker の利用を継続しています。

管理者（情報システム部門）の管理工数削減はもちろんですが、従業員側のアクセス権限の解除工数まで削減できているのは嬉しい効果でした。

DriveChecker を導入することにより会社ルールを作成し、ルールに沿った初期設定を行うだけで自動的に安全な環境に整えられるという点で非常に重宝しています。

UIが非常にわかりやすい点がおすすめポイントです！
ダッシュボード画面にて、現在の社内全アイテムの共有状況も数値的に可視化されており、直感的に使える点が管理者側として助かっています。

DriveCheckerは他社のサービスと違い、共有ドライブのみではなくマイドライブも管理対象となっており、会社の全ドライブの状況の確認やレポート作成も簡易的です。

また、導入後に感じた良い点としてはフォロー体制ですね。
導入から丸 4 年以上経過していますが、メールやWEBミーティングにていつでも質問や相談ができるフォロー体制があります。
ソフト面のみではなく、導入後もサポートしてくれるフォロー体制に満足しているので、「導入後に上手く使いこなせるだろうか」と心配されている企業の方も安心して利用開始できると思います。