株式会社 臨海 様インタビュー

Google Workspace は10年以上利用しています。中でも Google ドライブは、各種資料や議事録、報告書などの社内情報共有、先生方が作成する授業資料の共有、部署内や部門間での事務連絡など、様々な用途で利用しています。
ファイル共有は社内のみで行っていましたが、「ドメイン内の全員に公開」設定が多く利用されており、見る必要のない人にも意図せず共有されてしまうリスクがありました。
他にも不要になったファイルが放置される問題などもありましたが、ファイル数が膨大で、誰がどのファイルにアクセス権限を持っているかを把握することが難しく、セキュリティと運用効率の両面で課題を抱えていました。

DriveChecker を導入したきっかけは、社内でのファイル共有状況を可視化し、適切なアクセス権限を設定する必要性を感じたためです。
社内でファイル共有のセキュリティ対策について検討していた際に、DriveChecker を見つけました。 他のサービスも検討しましたが、ファイル共有状況を一括で管理する機能が充実していたため DriveChecker の導入を決めました。

DriveChecker を導入したことで、ファイル共有状況が可視化され、誰がどのファイルにアクセス権限を持っているかを把握できるようになりました。おかげで、セキュリティリスクを大幅に低減することができました。

具体的には、ダッシュボードで共有ファイル数の推移を確認したり、定期的にCSVをエクスポートして共有ファイルを抽出し、担当者に共有解除を依頼するなどの運用を行っています。DriveChecker の機能を使えば、管理者側で社内共有のみを解除することもできるので、必要な共有を維持しながら不要な共有だけを効率的に解除できるようになりました。

ファイル検索も便利で気に入っています。ファイル名やキーワード以外に、ファイルのオーナーや共有者で検索することもできるので、必要なファイルをすぐに見つけることができて助かっています。

今後は、共有ドライブの活用を進めることでセキュリティをさらに高めていきたいと考えています。
社内で共有するファイルをマイドライブで管理すると、アクセス権限の管理が煩雑になりがちですが、共有ドライブを利用すればファイルサーバーのように管理者側でアクセス権限を一括管理でき、セキュリティリスクを低減できます。また、ファイルの検索性も向上するため、業務効率化にもつながります。

DriveChecker は Google ドライブのセキュリティ対策に不可欠なツールなので、今後も処理速度の向上と機能改善を期待しています。