バリュエンステクノロジーズ株式会社 様インタビュー

Google Workspace（旧 G Suite）は以前からずっと使っています。 Googleドライブ のファイル共有がとても便利で、業務委託が非常に多い当社では「社外ドメインとファイル共有して仕事する」というのも当然、頻繁に行われていました。
ただ、便利な一方で、ファイル共有状況を可視化して管理できなかったので、セキュリティー面では課題も感じていました。
誰かが退職した際にも「各ファイルオーナーが退職者を共有対象から外す」ってことをやってたんですけど、結局アナログな作業になっちゃうので、モレもあったりして。。

そこを全部自動化したくて DriveChecker の導入を決めました。

実は DriveChecker 以外の選択肢として、「Googleドライブを使わずに、アクセス権を細かくコントロールできる別のクラウドストレージを新たに導入する」という案も検討したんですが、外部共有の管理のためだけに追加する費用としては高いなって事で、その案はなくなりました。 Google Workspace（旧 G Suite）や、他のグループウェアも契約する中で、また「クラウドストレージも…」ってなると、「ファイルサーバー何個あるの」って話にもなりますしね。

DriveChecker は月額利用料が安いし、無料のトライアルで、実際にどれだけ外部共有されているのか事前に検証してから決めることができるので導入しやすかったです。導入前に実際の外部共有状況を見てもらえるのも社内の理解を得やすくて良いですね。

今は、業務委託のメンバーにも当社ドメインのメールアドレスを必ず発行するので、プロジェクトメンバーは基本的にドメイン内の共有になります。それ以外の社外ドメインとの共有は、DriveChecker の自動解除機能を使って、5日間で共有が自動解除されるようにしています。
本当は「基本的にウチのドメイン以外とは共有したらダメだよ」っていうふうにやりたいんですけども、実際の業務ではどうしても社外の方とのやり取りが発生します。ですが、そこは DriveChecker の自動解除機能があるので、今は外部ドメインとも安心して共有しています。

また、リンクの共有で外部共有するものとして、画像など意図的に外部からアクセスできるようにしているファイルがありますが、それらは自動解除の対象から除外しています。他にもそういった最初の導入時に除外設定したファイル以外で、自動解除したくないものがあれば個別に私に連絡をもらって自動解除の対象から外すようにしてます。

他に、管理面では週次レポートも結構活用していますね。
外部業務委託が多いので、レポートを見つつ自動解除の設定を5日にすべきなのか、もっと短くすべきなのかと言うのを検討していて、今は、個別のメールアドレスを指定した共有は“5日”、リンクの共有は“3日”にしています。DriveChecker のレポートは定期的にメールで飛んでくるので、いちいち管理画面を見に行かなくて良くて助かっています。

ファイル共有の管理が自動化されたことで、毎回、レポートをその都度だして、全ての状況を把握したり棚卸しする必要がなくなりました。今では、基本的に退職者や業務委託契約が終了したスタッフの共有をメールアドレスで検索してチェックしたり共有解除するだけなので、私がこれまで多くの時間を費やしてきた管理工数はかなり削減されました。

社内全体の外部共有に対する意識も高まってきたように感じています。以前はすぐに外部共有されがちだったんですが、今はかなり減っていて、外部公開はゼロになりました。社内でも「基本、外部公開はもうしない」っていう認識で運用されています。

今後は、当社が強みとする技術力をさらに高めて、テクノロジーを駆使した新しい事業にチャレンジしていきたいと考えています。そのために、ITに強いインドの大学やリファラル採用で優秀なエンジニアを集め、開発力をアップさせています。
グループの枠を超えて、受託開発やITコンサルの業務を拡大することで、バリュエンスグループ全体の認知度や価値が高まれば嬉しいですね。

これからも優秀なエンジニアをたくさん集めて組織をスケールさせていくので、そのだけ人やファイルといった管理対象は増えていきます。 DriveChecker にはユーザー権限の一括管理やAPI連携など、組織が大きくなっても使いやすい管理機能のさらなる強化を期待しています！