Google Workspaceの利便性

みなさんは、 Google Workspace を使ったことはありますか？
テレワークが浸透している現在、 Google Workspace の利用が拡大しています。

しかし、これまで Google Workspace に全く関わったことがない方もまだまだ多くいらっしゃると思います。その名の通り、取引先と仕事のやり取りを行う、「 Workspace 」として使えますので、その利便性から今後接する機会は更に増えてくると思われます。

今回は、 Google Workspace を初めて使う方に向けて、その利便性と注意点をお伝えしたいと思います。

Google Workspace の利便性〜利用できる機能について〜

Google Workspace は全世界で約 5,000 万人以上が利用しています( 2023 年 11 月時点)。

契約プランによって利用できる機能や仕様が変わりますが、全プラン共通して下記の機能が利用できます。

（引用元：Google Workspace公式HP 料金）

各機能と特徴を簡単に記載します。

・Gmail

　ビジネス向けのメールサービス
　大容量のストレージとセキュリティ機能が充実

・Drive

　オンラインストレージサービス
　ファイルの保存、共有、共同編集が可能

・Meet

　ビデオ会議サービス
　高品質な映像と音声でコミュニケーションが可能

・Calendar

　カレンダー共有サービス
　スケジュールの共有や調整が簡単にできる

・Chat

　チャットサービス
　リアルタイムでメッセージのやり取りが可能

・Docs

　オンライン文書作成サービス
　複数人で同時に編集できる

・Sheets

　オンライン表計算サービス
　数式や関数を使ったデータの分析が可能

・Slides

　オンラインプレゼンテーションサービス
　美しく印象的なプレゼンテーションを作成できる

・Keep

　メモアプリ
　アイデアやメモを簡単に残せる

・Sites

　ウェブサイト作成サービス
　誰でも簡単にウェブサイトを作成できる

・Forms

　アンケート作成サービス
　簡単なアンケートを作成して回答を集められる

・AppSheet

　アプリ開発サービス
　プログラミングの知識がなくてもアプリを作成できる

Google Workspaceの利便性〜特性について〜

Google Workspace には様々な機能が詰まっています。初めて使う方向けに、その利便性についてご説明したいと思います。
Google Workspace の利便性は、以下の 3 つにまとめることができます。

①クラウドベースで利用できる

Google Workspace は、インターネットに接続できる環境があればどこからでも利用できます。
そのため、テレワークや出張先でもオフィスと同じように業務を進めることができます。

②豊富な機能を備えている

Google Workspace は、先にご案内の通り、基本的なオフィス機能を備えているだけでなく、 Meet や Chat などのコミュニケーション機能も充実しています。
またアドオンツールが多く展開されており、拡張・カスタマイズ性が高いことも高い利便性に繋がっています。

③低コストで利用できる

Google Workspace は、月額または年額の料金で利用できます。
初期費用やアップグレード費用がかからないため、手軽に導入できます。

Google Workspaceの利便性〜注意点の把握〜

Google Workspace は、上述の通り便利な機能が豊富ですが、利用する上での注意点もあります。
主な注意点は、以下の通りです。

①セキュリティ対策を徹底する

Google Workspace はセキュリティ機能が充実していますが、それでも不正アクセスや情報漏洩のリスクはあります。そのためパスワードの定期的な変更や、 2 段階認証の設定などのセキュリティ対策を徹底する必要があります。

②利用ルールを定める

Google Workspace は、社内外で共有して利用できる機能が豊富です。そのため利用ルールを定めて、適切な利用を促すことが大切です。具体的には、ファイルの共有やアクセス権限の設定、データの保存方法などのルールを定めましょう。

③バックアップを定期的に行う

Google Workspace はクラウド上でデータを保存するため、ハードディスクなどの故障によるデータ損失のリスクは低くなります。しかし、それでも万が一に備えて、定期的にバックアップを取っておくようにしましょう。

④Googleドライブの共有機能

Google ドライブは、 Google Workspace のファイル共有サービスです。 Google ドライブ内のファイルやフォルダを、他のユーザーと共有することができます。

便利な機能が揃っていますが、利用の頻度が高くなるとそれだけ重要な情報を取り扱うことにもなると思いますので、セキュリティ事故を起こさないように注意して使っていきましょう。

Google Workspaceの利便性〜Googleドライブについて〜

先に述べました「④Googleドライブの共有機能」については、 Google Workspace の機能の中でも特に便利なものなので、もう少しだけ掘り下げたいと思います。下記の点において便利だと言えます。

①共同作業が容易になる

Google ドライブの共有機能を利用することで、複数人で同じファイルを同時に編集することができます。そのため、共同作業が容易になり、業務効率の向上が期待できます。

②社外とのコミュニケーションが円滑になる

Google ドライブの共有機能を利用することで、社外とのファイルのやり取りを簡単に行うことができます。そのため、社外とのコミュニケーションが円滑になり、業務の円滑化が期待できます。

これらの利便性に対しても下記のような注意点があります。

①共有するファイルの選択に注意する

Google ドライブで共有するファイルは、慎重に選択するようにしましょう。

②共有相手と権限の設定に注意する

Google ドライブで共有する相手と権限は、適切に設定するようにしましょう。必要最低限のユーザーに、必要な権限だけを付与してください。

③共有リンクの管理に注意する

Google ドライブで共有リンクを作成した場合は、適切に管理するようにしましょう。共有リンクを不特定多数に公開すると、情報漏洩のリスクがあります。

Google ドライブの共有機能は、便利な機能ですが、注意点とリスクをしっかり理解した上で利用することが極めて重要です。

この Google ドライブの共有機能について、利便性そのままに、よりセキュアに使うためのツールとして DriveChecker というサービスがあります。

DriveChecker を使うと、下記のように外部へ共有しているフォルダやファイルの共有状態をすぐに確認できるようになります。

また DirveChecker の外部への共有について、会社として共有の有効期限を設定する機能など、Googleドライブの痒いところに手の届くような機能をご利用いただけます。

Google Workspaceの利便性〜まとめ〜

いかがでしたでしょうか。今回は Google Workspace を初めて使われるみなさまへ基本的な機能と、利用上の注意点について触れました。

全世界で多くのユーザーを抱えており、今後もますます機能の拡充と、ユーザー増加に伴い触る機会が増えてくるかと思います。リスクを確りと理解した上で、積極的に利用していきましょう。

DriveChecker は 30 日間の無料トライアルのご準備もありますので、ご興味ありましたらお問い合わせください！

最後までお付き合いくださりありがとうございました。