Google ドライブ管理ツール｜DriveChecker で安全に共有を行う方法！
Google ドライブ管理ツール｜DriveChecker で安全に共有を行う方法！
Googleドライブの利便性を損なわずに、Googleドライブからのヒューマンエラーによる情報漏洩を防止するセキュリティツール「DriveChecker」は2023年5月・2026年3月に新バージョンがリリースされ、たくさんのお客様に喜びのお声をいただいております！
今回は「Googleドライブで共有（アクセス権限付与）を行うメリット」「Googleドライブで共有する方法（使い方）」を振り返りながら、DriveChecker 新バージョンの数ある新機能の中から、イチオシの便利機能をご紹介したいと思います。
目次
前提：Google ドライブで共有（アクセス権限付与）を行うメリット
DriveCheckerは「Googleドライブの利便性を損なわずに、Googleドライブからのヒューマンエラーによる情報漏洩を防止するセキュリティツール」なので、まずは前提である「Googleドライブで共有を行うことのメリット」を確認してみましょう。
Google ドライブの共有機能（アクセス権限付与機能）は非常に便利です。改めて、そのメリットをいくつか挙げてみたいと思います。
- 大容量のファイルも簡単に共有可能
Google ドライブに格納されているアイテムは、アイテム毎に作成されるリンク（URL）を共有することで、簡単にファイルやフォルダを他の人と共有できます。動画などの大容量のファイルも、共有リンクを通じて簡単に共有することができます。 - 編集内容もリアルタイムで更新
共有されたファイルやフォルダはリアルタイムで更新されます。共有されたファイルやフォルダのすべての変更は、リアルタイムで他の共有ユーザーと同期されるため、常に最新の情報にアクセスできます。複数人で共同編集を行う際に適しています。 - 編集権限の設定が可能
共有先のユーザーがファイルを閲覧のみ、コメントのみ、または編集可能とするなど、状況に応じた権限を付与することが可能です。また、ファイルやフォルダの共有相手を間違えるというヒューマンエラーが発生した場合も、気づいたタイミングで共有設定（アクセス権限付与設定）を解除することで、情報漏洩の穴を塞ぐことができるため安全性も優れています。 - 異なるデバイス間でもアクセスが可能
スマートフォン、タブレット、パソコンといったデバイスからでもアクセスできるため、場所を問わずファイルを閲覧することができます。
また最近はメール誤送信防止・脱 PPAP （パスワード付き ZIP ファイルのメール送信）対策として、Google ドライブの共有機能を使う企業も増えています。
▼ PPAP （パスワード付き ZIP ファイルのメール送信）の危険性まとめはこちら
脱PPAP！Googleドライブ共有への切り替えが安全な理由とは？
Google ドライブ共有機能の利用方法について（使い方）
Google ドライブの共有（アクセス権限付与）方法をおさらいしていましょう。
Googleドライブの共有方法には以下の 2 パターンがあります。
1. メールアドレスを指定して共有する方法
① 共有したいファイルまたはフォルダを右クリックします。
② ドロップダウンメニューから「共有」を選択します。
③ 共有設定画面で、「ユーザー名またはメールアドレスを追加」と書かれたフィールドに、共有したい人のメールアドレスを入力します。
④ 右端のドロップダウンメニューを使って、その人がファイルやフォルダにどのようなアクションを許可するか（「閲覧者」／「閲覧者（コメント可）」／「編集者」）を選択します。
⑤「送信」をクリックします。
2. アクセス範囲を「リンクを知っている全員」にして共有する方法
① 共有したいファイルまたはフォルダを右クリックします。
② ドロップダウンメニューから「共有」を選択します。
③ 一般的なアクセスのドロップダウンメニューから「リンクを知っている全員」を選択します。
④ リンクをコピーして、共有したい相手にメール等で送付します。
このように、誰でも簡単にアイテムの共有を行うことが可能です。
Googleドライブ内のアイテムに設定した共有（アクセス権限）を解除する際も、同様の手順で変更することが可能です。
Google 形式である「Googleスプレッドシート・Googleスライド・Googleドキュメント・Googleフォーム」は勿論のこと、PDFや画像・動画など、Googleドライブ内に格納したアイテムは全て同様の手順でアクセス権限を付与することができますよ。
Google ドライブの共有機能における問題点
非常に便利な Google ドライブの共有機能ですが、運用する上ではいくつか懸念点もあります。
① アイテムの共有状況を管理者で 100 %把握できない
Google Workspace の管理コンソールでは、監査ログを見れる機能がありますが、 180 日間という期限がありすべてのアイテムの共有状況を把握することが難しかったり、見づらいといった状況があります。
②「ファイルの利用が終わったら共有権限を解除」の社内ルールが徹底できない
Google ドライブ上で共有（アクセス権限付与）後、共有不要となった際は、意図せぬ情報漏洩事故を防止するため、共有権限を解除する必要がありますが、そこを人の手で対応する必要があるため漏れが生じてしまい、その結果共有不要なファイルが不適当な共有状態になっていて情報漏洩につながってしまう恐れがあります。
③ 共有権限をアカウント全体に付与したくない
業務委託や派遣社員の方々にも Google アカウントでユーザーを割り当てているため、共有権限を解放しないという選択をされる企業様も多く見受けられます。
セキュリティ（安全性）という面では、Googleドライブ自体は、転送中も保管時も AES256 ビット暗号化で暗号化されており、「外部からの攻撃」には強いツールです。
▼ Googleドライブヘルプ：ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドで暗号化されたファイルを使ってみる
https://support.google.com/drive/answer/10519333?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDesktop
しかし、利用するのが「人間」であるため、「共有（アクセス権限付与）ミスというヒューマンエラーによる内部からの情報漏洩」は完全に0にすることが難しい、というのが現状ですよね。
上記のようなお悩みをすべて解決できるのが『 DriveChecker 』です。
従来の DriveChecker の機能に加えて、この春にリリースされた新バージョンから追加された新機能でより便利かつセキュアに Google ドライブの共有機能を活用できるようになりました。
それでは早速、新機能の中でお客様からもご好評いただいていて、私もオススメの機能をご紹介していきたいと思います！
Google ドライブ セキュリティ管理サービス『 DriveChecker 』の新機能① パワーアップした『自動解除機能』
DriveChecker の機能の中でも代表的な機能である『自動解除機能』をご紹介します！
【自動解除機能とは】
Googleドライブ内のフォルダ・ファイルに共有（アクセス権限）を設定した日から指定した日数経過後に、自動的に共有設定が解除される機能
DriveChecker の自動解除機能では、日数を指定して設定を ON にするだけで、共有してから指定した日数が経つと自動的にアイテムの共有権限を解除できます。
▼自動解除設定画面
メールアドレスを指定して共有する『外部特定共有』と、リンクを知っている全員などの『リンク共有』のそれぞれ別で日数を設定することが可能です。また会社パンフレットなど継続して共有しておきたいアイテムについては、アイテム毎に「自動解除対象外」に設定することもできます。
わざわざ Google ドライブの設定から社員が一つ一つ共有を戻す手間が省け、戻し忘れにより共有されっぱなしになることもこの機能で防ぐことができます。
Google ドライブ セキュリティ管理サービス『 DriveChecker 』の新機能②『ユーザー属性』
DriveChecker では Google ドライブでの共有（アクセス権限付与）について『ユーザー属性』を設定できます。これにより、ユーザー毎に共有を制限することが可能になります。
▼選択できるユーザー属性
【制限なし】
何も制限がない状態です。
通常はこちらの設定をご利用ください。
【外部共有禁止】
この属性が付いているユーザーは、外部共有（社外へファイル・フォルダのアクセス権限付与）をしても、DriveCheckerが稼働し自動で共有設定が解除されます。
操作者宛てに外部共有解除されたメッセージがメール通知されます。
【外部共有禁止＋申請】
この属性が付いているユーザーは、外部共有（社外へファイル・フォルダのアクセス権限付与）をした際、事前に設定したアカウント宛に承認申請が自動で送信されます。
ざっくりいうと、「社外へアイテムを共有する際に、上司承認が必要となるフローが自動で稼働する」仕様です。
管理者が許容度に応じてユーザー毎に属性を設定することができるため、より Google ドライブの共有権限を解放してもセキュアな運用が可能となります。
Googleドライブから共有設定を禁止し、ファイル転送サービスを別途導入している会社様も多くいらっしゃると思います。
DriveCheckerは、社員の皆様は通常通りGoogleドライブから共有設定を付与するだけで、「裏側」で各種機能が稼働します。つまり、社員の方々が、別途ツールの使い方やルールを覚える必要がありません。
また、ファイル転送サービスでは、共有期間の事前設定などを結局「社員が自分で設定する」必要があるため、ヒューマンエラーを0にすることは難しいですが、DriveCheckerは、管理者側で基本ルールを設定できる点もポイントです。
利便性を維持しながら、Googleドライブをより安全に利用できる、類を見ないツールですよ。
Google ドライブ セキュリティ管理サービス『 DriveChecker 』その他機能
DriveCheckerは、Googleドライブでは確認することが難しい「マイドライブを含み、Googleドライブ内の全アイテムに対するアクセス権限付与状況」が、自動的に可視化できます。
また、「詳細検索機能」では、Googleドライブ側では絞り込みができない「アクセス権限付与状況を指定した検索」もできますよ。
本日は、特にお客様から喜びの声をいただく機能のみを紹介しています。
DriveCheckerは、Googleドライブの利便性を損なわず、安全に使うことができる機能をまだまだご用意しています。
全機能を記載している「DriveChecker全機能パンフレット」は無料でダウンロード可能ですので、気になる方はぜひご活用くださいね。
まとめ
本日ご紹介した機能の他にも、まだまだ便利な機能が追加・アップデートされています。
Google ドライブで外部共有を行うことをハードルに感じられている企業様が、 DriveChecker を利用することで外部共有機能を活用できるようになると嬉しいです。
14 日間の 無料トライアル も可能ですので、気になる方は是非ご利用ください！
最後までお読みいただき有難うございました。
