Googleドライブ共有の危険性！設定ミスと情報漏洩を防ぐコツ

Google ドライブはストレージサービスとしてファイルを格納できるだけではなく、簡単にファイル共有（アクセス権限付与）ができて、とても便利ですよね。
お仕事で社外の人とのファイル共有に Google ドライブの共有機能を利用されている方も少なくないと思いますが、便利に使えてしまえる分「本当にセキュリティ面は大丈夫？」といったセキュリティ上のリスクを懸念される方も多いのではないでしょうか。

情報漏洩をはじめとした情報セキュリティリスクに敏感な昨今、万が一でもお客様の情報が流出してしまっては大変です。

今回は、使い方次第でリスクが高まる Google ドライブのファイル共有の危険性と、安心して利用するための対策についてご紹介いたします。

Google ドライブのファイル共有機能（アクセス権限付与）とは？

Google ドライブに保存されているファイルやフォルダは、共有設定（アクセス権限）を変更して共有したい相手にURLを伝えるだけで簡単に共有することができます。

そんな、誰にでも簡単に使えるとっても便利な機能ですが、セキュリティリスクがきちんと管理された安心安全なファイル共有を実現するためには、ファイルを共有する際に、「誰にどんな権限を付与するのか」がとても重要になります。

そこでまずは、「誰に」にあたる Google ドライブで指定できる共有先の種類について、改めて確認してみましょう。

本日は、「アドレスを指定したアクセス権限の付与」ではなく「一般的なアクセス」という「共有範囲（アクセス可能範囲）」を指定する方法を見てみましょう。

一般的なアクセス（アクセス可能範囲）の種類

Google ドライブ内のファイルを相手に共有する際に、範囲を指定する「一般的なアクセス」には、以下の3つのパターンがあります。

【一般的なアクセス：制限付き】
メールアドレスを入力し、特定のユーザーや社内のグループアドレスを指定した範囲以外には公開されていない設定です。

【「組織」に共有（組織内限定公開）】
予め、Google Workspace の管理者にて設定された「組織」（上記の画像の場合は「Turn and Frontier Co.Ltd.」）を使って、組織に登録されているユーザー全員に共有をする方法です。社内メンバーや事前に設定した特定のグループであれば誰でもアクセスできる公開範囲です。

【リンクを知っている全員】
Google ドライブ内のファイルのリンク（URL）を知っている人なら、誰でもそのファイルにアクセスすることができる方法です。Google アカウントを持っていない人や、Google にログインをしていない人でも、リンクを知っていればファイルにアクセスできます。クリックさえすれば世界中の誰でもアクセスができる、全体公開の状態です。

日常的に利用していると、なかなか意識する機会がないかもしれませんが、便利なファイル共有もそこに潜むセキュリティリスクや危険性をきちんと理解して利用しないと、情報漏えいに繋がりかねません。

個別でメールアドレスを指定しアクセス権限を付与する方法と比べ、「一般的なアクセス」はワンクリックで設定ができるため、ついつい「共有相手が多いから、リンクを知っている全員に公開してしまおう！URLを関係者だけに送るから大丈夫だろう」と気軽に設定されがちですが、URLを送信した相手が、さらにそのURLを他者に送信したり、SNSにアップしてしまったら・・・

自社が把握していない範囲で、知らない人が（世界中の人が）いつでもアクセスし、痕跡まで残らない 大変危険な状態になります。

一般的なアクセスは、「公開範囲の指定」のため、「いつ・誰が・誰に」URL（ファイルへの入口）を伝えたかなど、追いかけることができず、管理が難しいのです。

次章からは、Google ドライブのファイル共有を活用する上で、知っておきたい危険性とその対策についてご紹介させていただきます。

Google ドライブの共有に潜む危険 ① - 共有先の設定ミス

Google ドライブでのファイル共有の危険性として、共有先の設定ミスがあげられます。

具体的な例として以下2つのケースがあります。

誤入力による情報漏洩リスク

特定の相手（メールアドレス指定）にファイルやフォルダを共有する場合、共有したい相手の Google アカウント（メールアドレス）を入力すると、入力した相手にファイルやフォルダを共有することができます。しかし、ここでメールアドレスの入力を誤ってしまうと、全く別の人にファイルやフォルダが共有されることになります。

＜対策＞

共有したい相手の Google アカウントに間違いがないか、必ず相手に共有先のメールアドレスを確認しましょう。そして確認したメールアドレスは、手入力はせずにコピー&ペーストで入力することをおすすめします。

「リンクを知っている全員」の情報漏洩リスク

Google ドライブの共有機能を使うと、社内や社外のユーザーとファイルを安全に共有することができます。しかし、もし機密ファイルの共有設定が「リンクを知っている全員」になっている状態で、共有リンクを外部に流出させてしまうと、リンクさえ知っていれば誰でもファイルにアクセスできてしまうため、簡単に情報漏洩が起こってしまいます。世界中の誰でもアクセスが可能かつ、Googleアカウントにログインする必要もないため「誰が・いつ・どこからアクセスしたのか」痕跡を追うこともできません。

＜対策＞

このように機密ファイルの共有を「リンクを知っている全員」に設定してしまった場合は、すぐに制限付きの設定に変更しましょう。