初心者必見！Googleドライブの活用術と知っておきたい防犯対策

テレワークの普及が加速する昨今、Google Workspace（旧 G Suite）の導入についてご相談をいただく機会が増えました。

Google ドライブでは、画像、動画、ドキュメントといった多種多様なファイルを保存し、様々なデバイスからインターネットを経由してアクセスすることができますが、そのような「オンラインストレージ（ファイルストレージ）」としての機能の他にも便利な機能がたくさんあるんです。

　本ブログでは、

「これから Google ドライブを使おうと思っている」

「Google ドライブを使い始めたばかりで、どんな機能があるのかもっと知りたい！」

という方に向けて、厳選した3つの便利機能「活用術」をご紹介したいと思います。
最後には、そんな便利な Google ドライブをセキュリティ面でさらに安心安全に利用できる方法をお伝えしますので、ぜひ最後までお付き合いくださいませ。

おさらい「Google ドライブとは」

◾️Google ドライブとは・・・
Google が提供するオンラインストレージサービスです。仕事場や自宅、外出先からでも、パソコンやタブレット、スマホなどの様々なデバイスから、いつでもファイルにアクセスしたりファイルをアップロードすることができます。

他のオンラインストレージサービスと大きく異なるのが、Google ドライブは「ドキュメント、スプレッドシート、スライド」といった 共同編集アプリと連携している という点です。

Google ドライブを使ったことがない方にはあまり聞き馴染みがないと思いますが、Office 系ソフトの「Word、Excel、PowerPoint」とそれぞれ互換性があるアプリケーションと言うとイメージしていただきやすいかと思います。

例えば Word ファイルですと、そのまま編集することもできますし、Google ドキュメントに変換したり、Google ドキュメントで作成したファイルを Word や PDF 形式で保存することができるので、ファイル形式を心配する必要もありません ◎

上図のように、Google ドライブ上のメニュー画面から簡単に新規作成することができます。

「Googleドライブ内で新規作成し、そのまま自動で保存がされる」

とても便利ですね。

では、内容について次で詳しくみていきましょう。

Google ドライブ活用方法1 「共同編集アプリとの連携」

共同編集アプリ（Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド）では、Google ドライブとシームレスに連携するため、「① いちいち保存を押す必要がない」「② 複数人で同時編集ができる」というとても便利な仕様になっています。

① いちいち「保存」を押す必要がない

Google ドライブ上に保管されているファイルは、データが更新されるとリアルタイムで自動的に保存されるんです。

…これ、めちゃめちゃ助かりませんか？（笑）

編集時によくあるのが、「パソコンがフリーズして落ちた…」「データを保存せずに閉じてしまった…」というトラブル。せっかく作業したのに、またやり直し。。そんなことは、もう起こらなくなります。

筆者も前職までは Office 系ソフトをずっと使用していましたが、入社当初先輩に、

私「これ、どうやって保存するんですか？」
先輩「自動で保存されてるよ」

と言われて、衝撃を受けたのを覚えています（笑）

また、更新したものの以前の状態に戻したい（編集前の状態に戻したい）というときは、変更履歴から簡単に前の状態に戻すこともできます。

② 複数人で同時編集ができる

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでは、複数人で同時に編集ができます。

注: 共有オプションはグループの規模によって以下のように異なります
100 人まで: 最大 100 人のユーザーに対し、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイルの閲覧、編集、コメント追加を同時に行えるよう権限を付与できます。
100 人超: 100 人を超えるユーザーが 1 つのファイルにアクセスする場合、そのファイルを編集できるのは、オーナーと編集権限を持つ一部のユーザーのみです。100 人を超える相手に同時にファイルを閲覧してもらえるようにするには、ファイルをウェブページとして公開する方法がおすすめです。
引用元： Google Workspace ラーニングセンター

なんと 100人まで同時編集を行うことができる んです。

また、誰がどのページを見ているか、どの操作をしているのかがアイコンやカーソルの色で分かるようにもなっています。

編集内容がリアルタイムで反映される・・・
まさに、「物件紹介管理」や「議事録作成」など、リアルタイムで複数人がチェックしたい時にとても便利ですね！

Google ドライブ活用方法 2 「ファイルビューアーとして活用」

Google ドライブでは、Adobe ファイルなどの特殊なファイル形式のデータも、アプリケーションをインストールせずにプレビューできるため、ファイルビューアーとしても活用することができます。

Google ドライブでサポートされているファイル形式は以下の通りです。

一般的なファイル

アーカイブファイル（.ZIP、.RAR、tar、gzip）

オーディオ形式（MP3、MPEG、WAV、.ogg、.opus）

画像ファイル（.JPEG、.PNG、.GIF、.BMP、.TIFF、.SVG）

マークアップ、コード（.CSS、.HTML、.PHP、.C、.CPP、.H、.HPP、.JS、.java、.py）

テキストファイル（.TXT）

動画ファイル（WebM、.MPEG4、.3GPP、.MOV、.AVI、.MPEGPS、.WMV、.FLV、.ogg）

Adobe ファイル

Autodesk AutoCad（.DXF）

Illustrator（.AI）

Photoshop（.PSD）

Portable Document Format（.PDF）

PostScript（.EPS、.PS）

Scalable Vector Graphics（.SVG）

Tagged Image File Format（.TIFF） - RGB .TIFF 画像で最適

TrueType（.TTF）

Microsoft ファイル

Excel（.XLS、.XLSX）

PowerPoint（.PPT、.PPTX）

Word（.DOC、.DOCX）

XML Paper Specification（.XPS）

パスワードで保護された Microsoft Office ファイル

Apple ファイル

エディタファイル（.key、.numbers）

引用元： Google ドライブヘルプ