Googleドライブ共有の全て｜設定・解除・トラブル対処

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Googleドライブ共有の全て｜設定・解除・トラブル対処

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仕事やプライベートで、写真や資料などのファイルをやり取りする機会は多いですよね。そんな時にとても便利なのが「Googleドライブ」です。

しかし、

「そもそもGoogleドライブの共有ってどうやるの？」
「共有した後、解除したくなったらどうすればいいの？」
「Googleアカウントを持っていない人（Gmail以外）にはどうやって共有すればいいの？」

と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Googleドライブ共有の基本的なやり方から、解除・削除の方法、無料版で共有する際の注意点、そしてGmail以外の人と安全にファイルを共有する設定方法まで、この記事だけで完結するように丁寧に解説します

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Googleドライブの共有機能とは？

結論から言うと、Googleドライブの「共有」とは、ファイルのコピーを相手に渡すのではなく、クラウド上にある原本へのアクセス権を渡す仕組みです。

メール添付のように別々のコピーができるわけではないため、内容を修正すれば相手が見ているデータも自動的に最新の状態に更新されます。

修正版を何度も送り直す必要がありません。

Googleドライブには、ファイルの保存場所が大きく分けて2つあります。ここを理解しておくと、共有の使い分けがグッと楽になります。

Googleドライブ「マイドライブ」とは

あなた個人のデータを保存する専用の引き出しです。基本的には自分だけが見られますが、必要に応じて特定のファイルだけを他の人と共有することもできます。

Googleドライブ「共有ドライブ」とは

チームや部署など、複数人でデータを共有するための「みんなのキャビネット」です。ファイルは個人のものではなく「チーム全体の所有物」になるため、担当者が異動や退職をしてもデータが消える心配がありません。

つまり「自分の考えをまとめる資料」や「提案前資料の素体」作成に有効なのが「マイドライブ」、部署やチーム、社外の方への共有など会社としての資料格納場所が「共有ドライブ」だと考えると良いでしょう。

▼共有アイテム・共有ドライブ・マイドライブの違いを深掘り！

共有ドライブと共有アイテムの違いは？マイドライブ・制限も解説_DriveChecker

Googleドライブ共有のやり方｜PC・スマホ別の基本手順

結論として、特定の人だけに確実に送りたいなら「ユーザー指定」、複数人へ手軽に配りたいなら「リンク共有」を使い分けるのが基本です。

特定のユーザー・グループに共有する方法

社外秘資料や個人情報を含むファイルは、相手のメールアドレスを指定するこの方法を基本にしましょう。招待されたアカウントでログインした人だけがアクセスできるため、誤って無関係な人に見られる心配がありません。

PCで特定のユーザー・グループに共有する方法

Googleドライブを開き、共有したいファイルまたはフォルダを右クリックし「共有」をクリックする

「ユーザーやグループを追加」に相手のメールアドレスを入力する

権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）を選択する
「送信」をクリックする

スマホで特定のユーザー・グループに共有する方法

Googleドライブアプリを開く
共有したいファイル名横の「︙」をタップする
「共有」を選択する
相手のメールアドレスを入力する
権限を設定して送信する

リンクを知っている全員に共有する方法

相手のメールアドレスが分からない場合や、複数人に同じ資料を配布したいときに便利なのがリンク共有です。ただし、設定次第では誰でも見られる状態になるため注意しましょう。

PCでリンクを知っている全員に共有する方法

ファイルを右クリックし「共有」を選択する

「一般的なアクセス」の「制限付き」を「リンクを知っている全員」に変更する

相手に与える権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）を選択する
表示されたリンクをコピーして、相手にメールやチャットで送る

社外共有では、権限を「閲覧者」にしておくのが安全です。

この設定の注意点は、URLが第三者に漏れると誰でもファイルを見られてしまう点にあります。個人情報や機密情報の共有には向かないため、後述する「無料版で共有する際のリスク」も併せて確認してください。

スマホでリンクを知っている全員に共有する方法

ファイル名横の「︙」をタップする
「共有」→「一般的なアクセス」を選択する
「リンクを知っている全員」に変更する
権限を設定し、リンクをコピーする

Googleドライブの共有を解除・削除する方法

結論として、共有をやめたいときは「相手ごとの解除」「リンクの停止」「完全削除」の3つを使い分けます。

共有は設定して終わりではなく、"いつ解除するか"まで含めて管理することが、情報漏洩を防ぐうえで重要です。

①特定の相手のアクセス権だけを削除する方法

ユーザー指定で共有した相手のアクセス権をとりやめたい場合は、対象のファイルやフォルダで共有設定を開き、ユーザー一覧から削除したい相手の権限を選択して「アクセス権を削除」を実行します。この操作を行うと、その相手はファイルを開けなくなります。

複数人をまとめて解除する機能はないため、共有相手が多いほど管理が煩雑になります。社外の相手とは、用件が終わったらすぐに解除する運用を徹底しましょう。

②「リンクを知っている全員」の共有を停止する方法

リンクで共有していた場合は、共有画面の「一般的なアクセス」から設定を「制限付き」に変更することで共有を停止できます。設定を変更した時点で、新たな制限のもとでアクセス権がない人は、URLを知っていてもファイルを閲覧できなくなります。

期間限定の資料公開や、誤って広く共有してしまった場合に有効な方法です。

特定の人だけに引き続き見せたい場合は、制限付きに戻したうえで、あらためてユーザー指定で該当者を追加しましょう。

③共有ファイル・フォルダを完全に削除する場合の注意点

ファイルを削除したときの影響は、自分がオーナーかどうかで大きく変わります。

自分がオーナーの場合、共有しているフォルダ・ファイルを削除すると、共有している相手もそのフォルダ・ファイルを見られなくなります。さらにゴミ箱を空にすると完全に削除され、相手のドライブからも消えるため、事前に関係者へ確認することが欠かせません。

一方、自分がオーナーではない場合、自分のドライブから削除しても原本は残ります。単に共有をやめたいだけなら、削除ではなく①のアクセス権を外す方法を選びましょう。

なお、担当者の異動や退職の際は、オーナー権限そのものを他のユーザーへ譲渡する必要があります。

共有設定画面から次に管理を任せたい相手の権限メニューを開き、オーナー権限の譲渡を選択しましょう（個人アカウントとGoogle Workspaceなど、異なる組織間では譲渡できない場合があるため、退職・異動が決まった時点で早めに確認しておくことをおすすめします）。

こうした「誰にどんな権限で共有しているか」の棚卸しや解除作業は、社員が増えるほど手作業では追いきれなくなります。共有状況を一覧化し、不要な共有をまとめて洗い出したい場合は、後述する「DriveChecker」のような管理ツールの活用も選択肢になります。

無料版Googleドライブで共有する際に注意したいリスク

結論として、無料版のGoogleドライブは、共有ミスを防ぐ仕組みが少ないため、送る前のひと手間が欠かせません。

無料版で共有する際は、主に以下のようなリスクがあります。

リンク共有による第三者への流出
無料版には共有リンクにパスワードをつける機能がありません。「リンクを知っている全員」を選んだ場合、URLを入手した人は誰でもファイルを開けます。
細かい制御ができない
Google Workspaceのように、管理者が「組織外への共有を禁止する」といったルールを一括設定することができず、共有の判断が個人任せになります。
編集権限による改変・削除
編集権限を付与した相手は、内容の修正だけでなくファイルの削除や別の人への招待も行えます。共有フォルダ内のファイルを誰かが「整理のつもり」で削除し、全員の画面から消えてしまうケースもあります。
「ウェブで一般公開」オプションの危険性
リンク共有の設定には「ウェブ上で一般公開」という選択肢があり、選ぶと検索エンジン経由で誰でもファイルにアクセスできる状態になります。「リンクを知っている全員」よりもさらに危険な設定のため、特別な理由がない限り使うべきではありません。

意外と知らない「Gmail 共有オプションとは」？

ファイルを誰かに送る際、Gmailに直接添付する方も多いでしょう。ここで知っておきたいのが「Gmail 共有オプションとは何か」ということです。

GmailでGoogleドライブのファイルを添付しようとすると、送信前に「共有オプション」という設定画面が表示されることがあります。これは、「このファイルをメールの相手にどうやって見せるか？（見るだけにするか、コメントを許可するか、編集も許可するか）」を決める便利な機能です。

ファイルサイズが大きすぎて普通のメールに添付できない場合でも、Googleドライブのリンクとして送れるため、相手のメールボックスの容量を圧迫せずにスムーズに共有できます。

【重要】Googleドライブ共有 Gmail以外の人へ送る設定方法

さて、ここからが本題です。「相手がYahoo!メールや会社の独自メール（Gmail以外）を使っている場合、どうやって共有すればいいの？」という疑問にお答えします。

「Googleドライブ共有 Gmail以外」で検索されている方が一番知りたいポイントですね。方法は主に2つあります。

方法1：リンクを知っている全員に共有する（手軽な方法）

一番簡単なのは、ファイルのリンク（URL）を知っていれば誰でも見られるように設定する方法です。手順は前述の「リンクを知っている全員に共有する方法」と同じです。

※注意点 この方法はとても手軽ですが、URLが第三者に漏れると誰でもファイルを見られてしまうため、個人情報や機密情報の共有には向きません。詳しくは上記の「無料版Googleドライブで共有する際に注意したいリスク」も併せてご確認ください。

方法2：訪問者共有（PINコード認証）を使う（安全な方法）

仕事の重要なデータなどをGmail以外の人に送るなら、訪問者共有（ビジター共有）という機能がおすすめです（※主にGoogle Workspace環境で利用可能な機能です）。

相手がGoogleアカウントを持っていなくても、メールで送られる「PINコード（暗証番号）」を使って安全に本人確認ができます。

共有したいファイルを右クリックし、「共有」を選択する
ユーザー追加欄に、相手のメールアドレス（Gmail以外のアドレス）を入力する
権限を設定して「送信」をクリックする
相手には招待メールが届き、リンクを開くと「PIN（確認コード）を送信」という画面が出る
相手のメールアドレス宛に届いた数字のPINコードを入力すれば、ファイルにアクセスできる

この方法なら、指定した本人のメールアドレスでしか認証できないため、セキュリティ面でも非常に安心です。

▼訪問者共有（ビジター共有）の詳細利用方法はこちら

Googleドライブで共有できない・見られないときの原因と対処法

結論として、多くの場合は「権限設定のミス」か「ログインアカウントの不一致」が原因です。

①共有設定の権限が正しく付与されているか確認する

まず確認したいのは共有設定です。とくに多いのが、リンクを送ったものの設定が「制限付き」のままになっているケースです。この状態では、あらかじめ許可したアカウント以外は開けません。共有画面を開き、「一般的なアクセス」がどうなっているかを確認しましょう。特定の相手を招待している場合は、メールアドレスに入力ミスがないかもチェックしてください。

②アクセス先のアカウントが正しいかを見なおす

設定に問題がないのに見られない場合は、相手側のログイン状況が原因であることが多くあります。共有を許可したメールアドレスと、実際にログインしているGoogleアカウントが一致していないとアクセスできません。仕事用アドレスで招待したのに、相手が個人のGmailで開いているケースはよくあります。この場合、正しいアカウントに切り替えてからリンクを開いてもらいましょう。