Googleドライブ共有の基本！Gmail以外との設定も解説
Googleドライブ共有の基本！Gmail以外との設定も解説
仕事やプライベートで、写真や資料などのファイルをやり取りする機会は多いですよね。そんな時にとても便利なのが「Googleドライブ」です。
しかし、
- 「Googleアカウントを持っていない人（Gmail以外）にどうやって共有すればいいの？」
- 「そもそも共有ドライブやマイドライブって何が違うの？どういう時に使うの？」
と迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
この記事では、初心者の方にもわかりやすく、「Googleドライブの基本的な使い方」から、「Gmail以外の人と安全にファイルを共有する設定方法」までを丁寧に解説します！
目次
そもそも「Google Workspace とは」？
ビジネスシーンでよく耳にする「Google Workspace とは」、一言でいうと「Googleが提供している企業向けの便利なクラウドサービス詰め合わせ」のことです。
私たちが普段無料で使っているGmailやGoogleドライブ、カレンダーなどの機能が、より高いセキュリティ水準と大容量で利用できます。
企業やチームでGoogleドライブを本格的に活用し、安全にデータを管理するなら、このGoogle Workspaceの導入が一般的です。
Googleドライブ「マイドライブ」「 共有ドライブ」の違い
Googleドライブには、ファイルの保存場所が大きく分けて2つあります。ここを理解しておくと、ファイル整理がグッと楽になります。
Googleドライブ「マイドライブ」とは
あなた個人のデータを保存する専用の引き出しです。基本的には自分だけが見られますが、必要に応じて特定のファイルだけを他の人と共有することもできます。
Googleドライブ「 共有ドライブ」とは
チームや部署など、複数人でデータを共有するための「みんなのキャビネット」です。ファイルは個人のものではなく「チーム全体の所有物」になるため、担当者が異動や退職をしてもデータが消える心配がありません。
つまり「自分の考えをまとめる資料」や「提案前資料の素体」作成に有効なのが「マイドライブ」、部署やチーム、社外の方への共有など会社としての資料格納場所が「共有ドライブ」だと考えると良いでしょう。
意外と知らない「Gmail 共有オプションとは」？
ファイルを誰かに送る際、Gmailに直接添付する方も多いでしょう。ここで知っておきたいのが「Gmail 共有オプションとは何か」ということです。
GmailでGoogleドライブのファイルを添付しようとすると、送信前に「共有オプション」という設定画面が表示されることがあります。これは、「このファイルをメールの相手にどうやって見せるか？（見るだけにするか、コメントを許可するか、編集も許可するか）」を決める便利な機能です。
ファイルサイズが大きすぎて普通のメールに添付できない場合でも、Googleドライブのリンクとして送れるため、相手のメールボックスの容量を圧迫せずにスムーズに共有できます。
【重要】Googleドライブ 共有 Gmail以外の人へ送る設定方法
さて、ここからが本題です。「相手がYahoo!メールや会社の独自メール（Gmail以外）を使っている場合、どうやって共有すればいいの？」という疑問にお答えします。
「Googleドライブ 共有 Gmail以外」で検索されている方が一番知りたいポイントですね。方法は主に2つあります。
方法1：リンクを知っている全員に共有する（手軽な方法）
一番簡単なのは、ファイルのリンク（URL）を知っていれば誰でも見られるように設定する方法です。
- 共有したいファイルを右クリックし、「共有」を選択します。
- 「一般的なアクセス」という項目を、制限付きから「リンクを知っている全員」に変更します。
- 相手に与える権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）を選びます。
- 「リンクをコピー」をクリックし、そのURLを相手にメールやチャットで送ります。
※注意点
この方法はとても手軽ですが、URLが第三者に漏れると誰でもファイルを見られてしまうため、個人情報や機密情報の共有には向きません。
方法2：訪問者共有（PINコード認証）を使う（安全な方法）
仕事の重要なデータなどをGmail以外の人に送るなら、訪問者共有（ビジター共有）という機能がおすすめです（※主にGoogle Workspace環境で利用可能な機能です）。
相手がGoogleアカウントを持っていなくても、メールで送られる「PINコード（暗証番号）」を使って安全に本人確認ができます。
- 共有したいファイルを右クリックし、「共有」を選択します。
- ユーザー追加欄に、相手のメールアドレス（Gmail以外のアドレス）を入力します。
- 権限を設定して「送信」をクリックします。
- 相手には招待メールが届き、リンクを開くと「PIN（確認コード）を送信」という画面が出ます。
- 相手のメールアドレス宛に届いた数字のPINコードを入力すれば、ファイルにアクセスできます！
この方法なら、指定した本人のメールアドレスでしか認証できないため、セキュリティ面でも非常に安心です。
▼ 訪問者共有（ビジター共有）の詳細利用方法はこちら
ビジター共有とは？Googleアカウント未所持の人へ共有する手順
Googleドライブ共有の基本:Gmail共有オプションまとめ
Googleドライブ（Gmail共有オプション）を使えば、重たいファイルも簡単に、そして安全に共有することができます。
チームで使う場合は「Google 共有ドライブ」を活用し、相手がGmail以外のアドレスであっても「リンク共有」や「訪問者共有（PINコード）」をうまく使い分けることで、毎日のやり取りが驚くほどスムーズになります。
ぜひ今回の設定方法を試して、快適なファイル共有に役立ててください！
また、Googleドライブからの共有状況を管理したい・誤送信による情報漏洩を防止したい！という方は、1ユーザー月額300円〜ご利用いただけるGoogleドライブ共有管理ツール「DriveChecker（ドライブチェッカー）」がおすすめです！
ぜひ、Gmail共有オプションをご利用の際は導入をご検討ください！
