Googleドライブで履歴書共有！採用・管理を安全に効率化
Googleドライブで履歴書共有！採用・管理を安全に効率化
採用活動において、応募者から届く「履歴書」や「職務経歴書」。
これらを紙に印刷して、面接官に手渡しで回覧していませんか？
紙での管理は、紛失のリスクがあるだけでなく、テレワーク中の担当者へ共有するのも一苦労ですよね。
そこでおすすめなのが、Googleドライブを使った履歴書の共有と管理 です。
この記事では、Googleドライブを使った履歴書共有のメリットや、情報漏えいを防ぎながら安全にバックオフィス業務（人事・採用業務）をオンライン化する方法をわかりやすく解説します！
目次
Googleドライブで履歴書を共有する3つのメリット
履歴書などの応募書類をGoogleドライブで管理すると、採用業務が劇的に楽になります。
1. どこからでもすぐに確認できる
Googleドライブに履歴書を保存しておけば、インターネット環境さえあればいつでもアクセス可能です。
面接官がテレワーク中や外出先であってもすぐに履歴書を確認できるため、採用スピードが格段にアップします。
2. 社内での共有がスムーズになる
わざわざ紙を印刷したり、メールにパスワード付きZIPファイルを添付したりする手間はもう不要です。
Googleドライブのフォルダやファイルの共有リンクを面接官に送るだけで、簡単に履歴書を共有できます。
※ 注意
メールにパスワード付きZIPファイルを添付する方法（PPAP）は、手間がかかるだけではなくセキュリティ事故につながるため、政府が廃止を推奨している手法です。
▶︎ メールにパスワード付きZIPファイルを添付（PPAP）する 危険性や対応策ブログ
3. ペーパーレス化でコスト・手間を削減
印刷代や紙代、保管スペースを削減できるだけでなく、選考が終わって不要になった履歴書を一枚ずつシュレッダーにかける手間も省けます。業務効率化とペーパーレス化が一気に進みます。
Googleドライブ 履歴書共有におけるセキュリティの注意点
Googleドライブでの履歴書共有はとても便利ですが、履歴書は「究極の個人情報」です。
そのため、取り扱いには細心の注意を払う必要があります。
Googleドライブアクセス権限の設定ミス
「一般的なアクセス：リンクを知っている全員が閲覧可能」に設定してしまうと、関係ない人まで見られてしまう危険性があります。（URLさえクリックすれば世界中の誰でも閲覧可能＋誰が閲覧したか管理ができない）
共有する際は、必ず「特定のユーザーのみ」に制限しましょう。
Googleドライブ「共有の解除忘れ」
選考が終わった後も、面接官にずっと履歴書の閲覧権限が残ったままになっているケースは少なくありません。これは情報漏えいのリスクにつながります。
「誰に共有しているか」をしっかり管理し、不要になったら確実に共有を解除する ことが重要です。
Googleドライブの履歴書共有をより安全に！DriveCheckerの活用
「Googleドライブは便利だけど、共有権限の管理や解除忘れが不安…」
そんな人事・採用担当者の方におすすめなのが、Googleドライブのセキュリティ管理サービス「DriveChecker（ドライブチェッカー）」です。
DriveCheckerを導入すると、手作業によるミスをなくし、以下のようなことが可能になります。
- 共有状況の一括管理：社内で「誰が・誰に」履歴書を共有しているかがひと目でわかります。
- 自動で共有を解除：指定した日数が経過すると、自動的に共有設定を解除できます。「選考が終わったのに共有されっぱなし」というリスクを未然に防ぎます。
- 危険な共有のブロック：社外のメールアドレスへの共有を制限するなど、情報漏えいの穴をふさぐ仕組みが揃っています。
履歴書という大切な個人情報を扱うからこそ、システムで安全性を担保することが、企業と応募者双方の安心につながります。
Googleドライブで履歴書管理：まとめ
採用業務のオンライン化には、Googleドライブでの履歴書共有が非常に効果的です。
紙の手渡しや面倒なメール添付から卒業することで、採用活動はもっとスピーディーで快適になります。
ただ、個人情報の取り扱いには十分な配慮が必要です。
Googleドライブの利便性を最大限に活かしつつ、DriveCheckerのようなツールを組み合わせて、安全で効率的な採用バックオフィスを実現しましょう！
DriveCheckerには 14日間の無料トライアル もあるため、ご興味のある方は是非お気軽にお申し込みください。
