共有ドライブに「管理者」がいないと何か困ることはあるの？デメリットと危険性をご紹介

皆さま、突然ですが「ご自身の会社で作成された全共有ドライブのメンバー権限」を、きちんと把握されていますか？

以前ブログ「共有ドライブ：メンバー権限の違いは？設定方法までご説明します！」でご紹介した通り、共有ドライブは、メンバーに付与した権限によりできること・できないことが細かく分かれており、適切な権限を付与することによって便利に・安全に利用することができます。

特に「管理者」は1番多くのことができる強い権限であるため「管理者が0名」の状況や、「とりあえずなんでもできるから全員管理者」という設定を行うと、予期せぬトラブルに繋がる恐れがあります。

最近、Googleドライブを活用している知人から、こんな話を聞きました。

　特権管理者権限でGoogle管理コンソールを確認していたところ、

　見覚えのない共有ドライブを確認した。

　メンバーを確認したところ、自社のメンバーが1名も登録されておらず

　自社の共有ドライブであるのに、社外のメンバーのみで構成されており、

　さらに、社外メンバーに「管理者」の権限が付与されていた。

こちらのケース、大変怖いですよね・・・。

よくよく確認をすると、利用していた当初は該当の共有ドライブは社外メンバー（お客様）と共同編集できる場所として共有ドライブを作成し、全メンバーに「管理者権限」を付与していたようです。年数経過により自社メンバーは全員退職し、共同で利用していた社外メンバー（お客様）だけが管理者として残っていた、という状況だったそうです。

幸い、該当の共有ドライブからの情報漏洩や、社外メンバー（お客様）が勝手にメンバーを追加するようなことはなかったそうなのですが、ヒヤリハット事例として社内に展開し、共有ドライブ作成時のルールを見直しをするのだと言っていました。

共有ドライブの管理者権限が適切に設定されていることは、共有ドライブを効率的かつ安全に使用するために非常に重要です。そのため、誰が管理者権限を持つか、どのように権限を管理するかを慎重に計画し、定期的に見直しを行いましょう。

共有ドライブメンバー権限「管理者」ができることは？

共有ドライブメンバー権限「管理者」ができることを、まずは振り返ってみましょう。

「管理者」は共有ドライブ自体のメンバー権限変更や、別の共有ドライブとまたいだ対応が可能です。

▼ ファイル：出来ること

ファイルに対し「閲覧・コメント・新規作成・共有・共有ドライブ内での移動・削除」ができます。
マイドライブにあるファイルを、共有ドライブに移動させることも可能です。
別の共有ドライブでも管理者の権限を所持している場合、共有ドライブをまたいだ「移動」も可能です。

▼ フォルダ：出来ること

フォルダに対し「閲覧・コメント・新規作成・共有・共有ドライブ内での移動・削除」ができます。
マイドライブから共有ドライブにフォルダを「移動」することも可能です。
別の共有ドライブでも管理者の権限を所持している場合、共有ドライブをまたいだ「移動」も可能です。

▼ その他：出来ること

「共有ドライブ自体の削除・ユーザーの追加や削除・ユーザー権限の変更・共有ドライブのルールを設定する」ことが可能です。

ざっくりまとめると「共有ドライブを運用する上で必要となる機能は全て活用できる」権限です。複数の共有ドライブで管理者権限を所持していると、共有ドライブを跨ぐ「移動」もできるため、自由度が1番高いですね。

※ メンバー権限ごとにできることをまとめている一覧はこちらです！

	アクセスレベル
権限	管理者	コンテンツ管理者	投稿者	コメント投稿者	閲覧者
ファイルやフォルダを閲覧する	✔	✔	✔	✔	✔
ファイルにコメントする	✔	✔	✔	✔
ファイルを編集する	✔	✔	✔
ファイルを作成、追加する、フォルダを作成する	✔	✔	✔
特定のファイルにユーザーやグループを追加または削除する	✔	✔	✔
ゴミ箱からファイルを復元する（30 日以内）	✔	✔	✔
ファイルをマイドライブから共有ドライブに移動する	✔	✔	✔
ファイルやフォルダをゴミ箱に移動する	✔	✔
共有ドライブ内でファイルやフォルダを移動する	✔	✔
共有ドライブ内の特定のフォルダに、ユーザーやグループを追加または削除する	✔	✔
フォルダをマイドライブから共有ドライブに移動する	✔
共有ドライブのファイルを別の共有ドライブに移動する	✔
共有ドライブのメンバーを追加または削除する	✔
メンバーのアクセスレベルを変更する	✔
ゴミ箱のファイルを完全に削除する	✔
名前またはテーマを変更する	✔
共有ドライブを削除する	✔