共有ドライブ毎に「社外への共有を制限」する事はできる？ Google ドライブ「共有ドライブ」のルール設定方法を解説します！〜共有ドライブの社外への共有禁止設定〜

Google ドライブをファイルサーバーとして活用し、各種資料の保存や共有に活用している会社は年々増えてきています。

実際、このブログをクリックされた方も、「 Google ドライブを現在利用している」または「今後 Google ドライブを自社ファイルサーバーの代わりに活用することを検討している」状況ではないでしょうか。

そんな皆さまもご存じの通り、 Google ドライブは「社外からのウイルス攻撃からは強い」「操作が簡単で導入がしやすい」ため、セキュリティ意識の高い会社であればあるほど関心の高いツールだと思いますが、一方で「社内メンバーのケアレスミスで情報漏洩が発生するリスク」については、他のツールと同様、対策を取らない限りはリスクを下げることは難しいのが現状です。

ただ、Google ドライブには利用方法をしっかり調べてルール設定をすると、自社からの情報漏洩もしっかりと防ぐことができる機能が沢山備わっているんです！

そこで本日は Google ドライブ を導入する際に考えるべき運用ルール、「共有ドライブ毎に社外への共有を制限する方法」をピックアップして考えてみようと思います。

※ 同じくGoogleドライブで考えるべき運用ルール「マイドライブから共有することの危険性・共有禁止設定方法」は、下記ブログにて是非ご確認ください。
Google ドライブのマイドライブから社外に共有をしてもいいの？禁止する方法までまるっとご紹介

共有ドライブで考えるべき設定とは？

ブログ 「Google ドライブのマイドライブから社外に共有をしてもいいの？禁止する方法までまるっとご紹介」に記載している通り、複数名で共同管理している共有ドライブは、個人のみで管理しているマイドライブと比較すると、安全な管理場所となります。

ただし、「重要なアイテムは全て共有ドライブに保管した！これで安全だ！」とは言い切れませんよね。

複数名が管理できる場所にただ置いただけで「危険な外部共有が ゼロ になる」なんてことはありません。あくまで、「危険な共有に気がつくことができる可能性が増えた」状況です。責任者である先輩や上司が部下の作成した資料や共有設定が確認できるとは言っても、ずっと部下の動きを監視するなんて非効率な真似は現実問題できません。

「経理部のみで確認したい資料（社内メンバーであっても経理部メンバー以外は閲覧不可）」
「自社社員は全員確認する資料だが、外部に漏れたら大問題になる資料」
「会社パンフレットや見積書など、社外に共有が必要な資料」

会社で取り扱う資料はこんな風に、資料に記載されている情報によって共有範囲を制限したいものが分かれていると思います。

「どんな資料も外に出していい」「どの資料も外に出してはいけない！」という極端な会社はほぼ存在しませんよね。

こんな設定、Googleドライブでは・・・できます！！

実は、Google ドライブは「共有ドライブ単位」で、社外への共有を制限する設定を行うことができるんです。

少し設定方法はややこしいですが、Google Workspace 特権管理者の方であれば設定可能ですので、次の章からは「共有ドライブ毎に社外への共有を制限する」手順をご説明していきます。

共有ドライブ毎に「社外への共有を制限する」設定方法

まず全体の流れは下記となります。

【全体の流れ】

　手順 ①： Google 管理コンソール画面にログイン
　手順 ②： 組織部門の設定を確認・作成する
　手順 ③： 外部との共有設定を編集する

【手順①：Google 管理コンソール画面にログイン】

Google 管理コンソール画面に Google Workspace 特権管理者アカウントでログインする

　Google 管理コンソール画面：https://admin.google.com

（補足：Google Workspace 特権管理者の確認・追加方法）
　下記 Google Workspace 管理者ヘルプページでご確認いただけます。
　ユーザーを特権管理者にする

【手順②：組織部門を確認する】

「共有ドライブごとに外部共有の制限を設ける」環境を Google ドライブの設定で作る場合は、「組織部門を作成し、共有ドライブと紐付ける」という作業が発生します。
「組織部門を作成しているかどうか」が不明、または未作成の場合は下記をご確認ください。

（1）「ディレクトリ」⇨「組織部門」をクリックする

※ 組織部門をすでに作成している場合は【手順③】へ進んでください。

（2）（組織部門を未作成の場合）「組織部門を作成する」をクリックする

（階層の場合）

（3）「組織部門の名称」を入れ、「作成」を行う

※ 組織部門ごとに外部共有可否ルールを変えたい場合は、その分作成ください。

例）共有ドライブ「人事部」は社内外共有禁止だが、「営業部」は自由に社外に共有して良い　など

（4）「アプリ」⇨「Google Workspace」⇨「ドライブとドキュメントの設定」⇨「共有ドライブの管理」にて「組織部門の変更」を行い、（1）〜（3）で作成した組織部門と共有ドライブを紐づける

【手順③：外部との共有設定を編集する】

設定した組織部門毎に外部との共有設定の「オン・オフ」を切り替えることができます。

そのため、部署組織単位で設定を細かく分けたい場合は、【手順②】に戻り、組織部門を追加してください。

（1）「アプリ」⇨「Google Workspace」⇨「ドライブとドキュメント」より「共有設定]をクリック

（2）外部との共有を制限したい組織を選択し「共有オプション」の編集マークをクリック

（3）「”組織”の外部との共有」を「オフ」に設定

組織部門は、階層構造を作ることや、共有ドライブのみではなくユーザーの紐付け（マイドライブの紐付け）も可能であるため、会社の希望する設定に組み合わせて外部との共有可否を設定できます。

一度、会社でどのようなルールが望ましいか検討した上で組み合わせて設定することをお勧めします。

Google ドライブの共有ドライブ単位の社外への共有を制限する設定を簡単にするには？

ここまで長い手順をご確認くださりありがとうございます。

読んでいただいてわかる通り、Google ドライブでは組織部門と共有ドライブを紐づけることによって、外部共有可否のルールを作ることはできますが、前準備に大変手間がかかります。

やることが・・・やることが多い・・・！！！
しかも、新しく共有ドライブを作成するたびに、新しく設定を追加する必要があります。

特に、現在のアイテムの共有状況の確認はとても手間がかかります。

皆さま、Googleドライブで「リンクを知っている全員に共有されているアイテム」「社外のAさん宛に共有されているアイテム」はどのようにして確認できるかご存じでしょうか。

パッと思いつく方はいらっしゃらないと思います。
なぜなら、Googleドライブには「キーワード検索」や「保存場所」の検索はできますが「共設定の状況検索」が実装されていません。（2024年12月現在）

そもそも、設定している共有方法ごとに一気に検索して絞り込むことがでいないのです。
では、どのように社内に存在するアイテムの共有状況を確認するのか？というと

「 1 つ 1 つ、クリックして＜共有設定＞画面を開き、確認していく」方法 しかありません。

途方も無いですね。
こうなるともう、先に共有ドライブ単位でルール設定をしてしまい、強制的に共有を解除し、その後に共有が必要となったアイテムを移動させ、共有を都度追加した方が早いのが現状です。

ですが、協力会社やお客様宛に共有しているアイテムに対して、共有を強制的に解除するとなると、現場の社員の方々は困るでしょう。

 1 番手間のかかる現在の状況把握のため共有状況を一括で確認し簡単に設定をしたい、管理者の設定漏れによる事故発生（ヒューマンエラー）を防ぎたい、という方におすすめの方法がございます。

それは、「 DriveChecker 」の「詳細検索機能」「一括設定機能」を利用すること　です！

Googleドライブではキーワード検索（タイトル・本文に含まれる単語検索）しかできないと先ほど記載いたしましたが、外部共有管理ツールであるDriveCheckerにはキーワード検索以外にも多種多様な検索条件をご用意しております。

（検索条件の例）

これらを組み合わせることで
「マイドライブから社外に共有しているもの」
「社内にある全アイテムの中でリンクを知っている全員に共有されているもの」
などを　一瞬で確認すること　ができます！

また、検索結果は 「CSV出力することも可能」 なので、各部門ごとに仕分けを行うことができるのも嬉しいですね。

さらに、 「検索結果を一括で指定の共有ドライブに移動させる」 ことだってできてしまうんです！

Googleドライブであれば、アイテム 1 つ 1 つクリックして確認し、移動させなければ行けなかった作業が、DriveCheckerであればものの数分で実行できます。

また、それ以外にもこんなお悩みをDriveCheckerであれば全て解消することができます。

DriveCheckerには1ヶ月無料トライアルもございます。
ご興味がございましたら、ぜひ「資料ダウンロード」のページからパンフレットをご覧ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

Google ドライブは簡単・便利に利用可能なクラウドサービスですが、会社で社外にアイテムを共有する際のルールを設定することで、より安全に活用できるようになります。
また、共有ドライブごとに最初に設定をしてしまえば、都度管理の手間も省けて一石二鳥ですね。

Google ドライブの活用方法や管理方法についてお悩みがあり、DriveCheckerにご興味がある場合は、お気軽に　フォーム　よりお問い合わせください。

今後も Google ドライブの活用方法について発信してまいり行きますので、ぜひまた次回のブログでお会いしましょう！