株式会社 フェズ 様インタビュー
感覚的に操作できる部分が多く、「システムに慣れていない人でも扱いやすい」
感覚的に操作できる部分が多く、「システムに慣れていない人でも扱いやすい」
株式会社 フェズ
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総務部 部長
- 中野 順太 様
DriveChecker 導入前のドライブ運用と課題
「個人情報漏洩が発生した企業のニュース」が、当社のファイル共有状況を見直すきっかけとなりました。
報道の内容を簡単に説明させていただくと、「 Google ドライブ内に格納していたアイテムの共有設定が “リンクを知っている全員” に設定されており、その URL を何らかの形で知り得てクリックをすれば、個人情報が世界中の誰でも見られる状況となっていた」というものです。
弊社でも業務利用している Google ドライブが起因した情報漏洩事故であったため、即座に社内で実態調査を行い、同様の事故が発生しないよう即座に運用方法やモニタリング体制を見直すことにしました。
ただ、実際に対応を開始していくと弊社の Googleworkspace の契約プランの問題もあり、 Google ドライブ内の検索機能による「共有設定による絞り込み」が無く調査に相当な工数を要してしまう、という最初の壁にぶつかりました。
比較検討したサービスとDriveCheckerを選んだ決め手
対応策として初めに検討したことは、自社内のエンジニアに協力を仰ぎ、「 GAS （ Google Apps Script ）」を利用し、 Google ドライブ内の必要な情報（リンクを知っている全員となっているファイル情報、格納先のリンク）を取り急ぎ抽出するプログラムを作成できないかという対応です。
※ GAS（Google Apps Script）＝ Google が提供するアプリケーション開発プラットフォーム）
HTML や JavaScript のような身近な Web 言語を用いて、 Google サービスを自動化することが可能。
エンジニアの協力もあり突貫で GAS を利用したツールはすぐに作成できましたが、その後の継続的な対応策や工数、そして会社の重要データが格納されている Google ドライブに設定変更を加えることへの重要性は大きく、突貫ではなく通常の開発案件と同様に適正な開発プロセスに則り慎重な対応をすべき、との判断に至りました。
そこで「 Google ドライブの社外共有管理ツール」を探し、ヒットしたのが DriveChecker でした。
当社が求めていた「 Google ドライブ内の全データの可視化（ダッシュボード）」と「一括で設定変更ができる（一括設定）」という 2 点を、 DriveChecker はちょうど満たしていたんです。
類似ツールもありましたが、いざ機能を見ると「現在の Google ドライブ内の外部共有を管理するのではなく、＋ α で利用するファイル転送サービス」であったりと、当社が求めていた要素がそのまま機能として備わっているサービスは他にはなく、「これしかない！」と決め打ちですぐに問い合わせを行い、利用を開始しました。
実際の導入効果・成果
DriveChecker は特別な設定や操作をしていなくても、 ＜ダッシュボード＞上で現在の共有状況をすぐに可視化できるよう設計されている点が非常に優れていると思います。
また、1,000件単位で ＜一括設定 ＞により共有設定解除をすることが可能で、ほとんど手間を掛けずに対応できた点もよかったなと思っています。
その後は、週次ペースでモニタリングを実施しています。
ただ、お客様との業務都合上、どうしても「リンクを知っている全員」での共有が必要なファイルが時折発生します。そのため、現在の状況と「前日・前週・前月」の状況を比較した増加率モニターや、共有数推移のグラフを活用してモニタリング工数を削減しています。
また、DriveCheckerを導入以降で「導入前はあまり意識をしていなかった新たな課題」に気がつくことができ、より安全な環境となるように新たな課題解決に取り組んでいます。
具体的にお話しすると、DriveCheckerは「共有先に登録されているメールアドレス」や「共有先に登録されているドメイン」のランキングも確認できます。これにより、「誰に共有されているのか」「共有が必要な宛先か」を確認し、共有先を整理するという課題解決にも繋がっています。
DriveCheckerには「Gmailなどのフリーアドレス宛の共有を禁止する＜メール制限＞」や、「共有開始日から◯日経過をトリガーに自動で共有が解除される<自動解除>」などの自動化機能、その自動化機能を柔軟にするための「特定の宛先を登録し自動化機能の対象外とする＜ホワイトリスト＞」、「特定のアイテムのみ自動解除の対象外にする＜自動解除対象外＞」などの設定も可能なので、現在の状況整理が完了したら「より簡単で、安全な」環境となるよう、自社にぴったりな自動化設定を進めたいと考えています。
おすすめしたいDriveCheckerのポイント
ダッシュボード機能も含めて感覚的に操作できる部分が多く、「システムに慣れていない人でも扱いやすい」ところが素晴らしいです。
DriveCheckerを導入して1年経過しましたが、その 1 年の間でも新しい機能の追加や、ユーザーが見やすいように UI が更新され日々進化していると感じています。管理画面のUI変更直後に「導入時の画面の方が正直使いやすかったな」と 思ったとしても、慣れると新しい管理画面の方が実は詳細情報が含まれていて使いやすくなっていると実感しています。
DriveCheckerは、私のように兼任で情報システム担当をしている人でも感覚的に触りやすいツールになっていますので、どのような会社でもスムーズに導入が可能と考えております。