スペースラボ 株式会社 様インタビュー

きっかけは「データの送信を把握し、安全な環境を整えたい」という考えでした。

当社は様々な企業や組織のパートナーとしてCG制作を担っており、お客様情報を取り扱う機会が多いため、以前よりセキュリティに対する意識は高く、社外に情報が漏洩しないように対策をしていました。

具体的にお話をしますと、社内の情報管理は「Google Workspace」にて一元管理しており、社内データも暗号化されたGoogleドライブ内で管理しています。
また、ハード面でもUSBの利用を禁止し、アクセスできるサイトも制限するウイルスバスターを導入していました。

そのような環境の中、唯一DriveChecker導入前に懸念点として上がっていた問題が、「社外に情報を送るファイル共有サービスが統一できていない」ことでした。

当社がお客様にお送りする資料はCG制作という業務上データが大きいものが多く、通常のメール添付では社外に送信ができないため、一定のサービスではなく「大容量ファイル転送サービス」や「オンラインストレージサービス」などの複数のサービスを担当者判断のもとそれぞれが使用していました。

業務上、大容量のデータを社外と行き来させることを禁止することはできないため、「全社統一のデータ送信サービスを利用し、データの行き来状況を把握したい」と考えていました。

きっかけが「全社統一のデータ送信サービスを利用し、管理をしたい」というものであったため、Googleドライブの管理サービスではなく「大容量ファイル転送サービス」や「オンラインストレージサービス」などのデータ共有サービスを探していました。

該当のサービスは大手企業がリリースしているものも多くヒットしたのですが、やはり自社が「Google Workspace」で情報の管理を一元化していることもあり、「Googleドライブからの共有を管理できるのであれば、それに越したことはない」と考えるようになりました。

そんな中、Googleドライブからの社外共有管理サービスであるDriveCheckerを見つけ、これだ！と思いました。

現在自社が主に使用しているツールからデータを移行するなどの手間が発生せず、プラスアルファで設定でき、さらにはその他検討ツールより安価（月額1ユーザー300円）ということもあり、DriveCheckerを導入することに決めました。

「社外に”不要な期間”に”不要な情報”が共有されなくなった」ことは大きな成果です。

DriveCheckerには「共有開始日から◯日経過をトリガーに自動で共有が解除される<自動解除>」という機能があり、当社は1週間で設定をしています。

共有を開始した日から1週間後には設定していた共有が解除されるため、「必要な期間が終了したのにも関わらず情報が共有されっぱなし」という状況が発生しないようになりました。

Googleドライブには、共有者本人が共有有効期限を個別に設定する機能はありますが、どうしても社員マターになります。

当社はISOを取得しており、全社員にセキュリティ研修をしっかり行っております。
そのため、基本的な判断は社員に任せていますが、その上で最終的に管理者側でセキュリティは維持すべきだと考えています。

DriveCheckerは管理者側が行うべきセキュリティのチェックや、共有の解除を自動化できるため、「管理者の対応を削減しつつ安全な環境を保つことができる」という導入効果を感じています。

セキュリティの観点でお話しをさせていただきますと、現在情報漏洩についてウイルスバスターなどで管理するなど対策をしっかりしている企業であっても、他システムと共存して活用できるところが良いです。

逆に「セキュリティについてざっくり不安」という方であっても、第一歩として　　DriveChecker を導入しておくと、自動化機能で情報漏洩を防止でき、さらに何かあった時に誰が何をしたのかを特定できる抑止力としても良いのではないでしょうか。