Google ドライブの共有期間を事前に設定する方法とは？自動で共有が解除される手順をまるっとご紹介！（有効期限設定方法）

皆さま、突然ですが Google ドライブで共有したアイテムは不要となったタイミングで共有を解除できていますか？

この質問に、全社員が「はい！」と答えられる会社は少ないのではないでしょうか。

Google ドライブにアイテムを格納し、最初に社外に共有する前は先輩社員や上司に「この資料をお客様にお送りしても良いですか？」と確認する会社は多くあると思います。ですが、一方で一度外に共有した資料に対し、「必要ではなくなったから共有を解除しよう」ときちんと管理している会社はほんの一握りだと思います。

正直、ブログを書いている自分も、最初社外に出す時はしっかりチェックしますが、その後一体どのアイテムがいつまで共有していたのか、なんて覚えていませんし、もっと言えば以前は考えたこともありませんでした。

職種にもよりますが、何人ものお客様に「提案資料・見積書・請求書」を送り、さらには「提案書は取引開始または導入見送り確定日まで、見積書は有効期間である 1 ヶ月、請求書は振り込み期限日まで」なんて、取引のある会社分全て把握し、都度解除するなど、それだけでかなり大変な作業です。1 つ 1 つ手作業で実施することを考えると気が遠くなりますよね。

「せめて、共有する時に＜●月●日になれば共有が解除される＞なんて事前に予約ができたらいいのに」

そんなことを考えてネットを検索された方、朗報でございます。

共有の解除日を事前に設定しておく設定は、Google ドライブに・・・あります！！！

しかも、操作方法はとてもシンプルです！
本日は手順を記載させていただきますので、ぜひ最後までお付き合いください。

そもそも Google ドライブに保存したアイテムは共有解除しなければいけないの？

「共有解除日の事前設定」の手順を記載する前に、前提として「そもそも Google ドライブに保存したアイテムの共有は解除しなければいけないのか」ということについて考えていこうと思います。

結論から言うと、「見せる必要のなくなった資料への共有は解除した方が良い」につきます。

情報漏洩の観点からも勿論、見せる必要のない資料が社外に見える状態になっているのは安全とは言えないですが、では実際にどのような問題が発生し得るのか、具体例をいくつか記載させていただきます。

例えば・・・

「協力会社 A 社の担当者と顧客情報を共有していた。A 社との契約が終了し、数年経過したが情報の共有解除を行なっておらず、新規顧客情報も筒抜け状態となっており悪用された」

「そもそも共有を追加した際にメールアドレスを誤ってしまった。共有状況の確認を行なっておらず数年放置し、現在も無関係な社外の人間への情報漏洩が続いている」

「以前経理担当だった B さんに全社員の給与明細を共有していた。B さんは営業部に異動したが共有解除ができておらず、B さんは今でも同僚の給与をこっそり把握して吹聴している」

「自社製品の金額や仕様変更により、会社パンフレットが新しくなった。しかし、古いパンフレットをに共有したまま放置しており、古い資料を見た人に執拗に過去と比較した交渉をされてしまう」

元から取扱注意だった資料の共有が担当者変更により時を経て情報漏洩になってしまうケースもあれば、昔は社外に出してよかったが現在は社外秘になるという、時間の経過により資料自体の取扱レベルが変わるケースもあります。

今は安全な資料・共有先だったとしても、数年後はどうなっているかわかりません。そのため、「共有は必要な時に、必要な相手にだけ行い、必要性がなくなれば解除する」ことは大切になってきます。

Google ドライブの共有期間を事前に設定する方法

共有を解除せず放置することの危険性をご確認いただきましたので、さっそく「共有期限を事前に設定する方法」について記載をさせていただきます。

Google ドライブで日頃共有を行なっている方であれば、いつもの対応に一手間プラスするだけなので、とても簡単ですよ。

① Google ドライブで通常通りアイテムをクリックし「共有」を開く

② アクセスできるユーザーに共有相手のメールアドレスを入力

③ 「権限」の変更を表示し、権限チェック後「有効期限を追加」をクリック

④ 「アクセス権の有効期限」の変更マークをクリックする

⑤ ご希望の日時に変更し、「完了」をクリック

⑥ 全て問題なく設定できていることを確認し「送信」を行う

いつも Google ドライブから共有を行なっている方であれば、「＋ 10 秒」もあれば設定ができますね。後日共有解除を行わなければならない、とスケジュール管理するよりは格段に楽になるのではないでしょうか。

ただし、「共有期間（有効期限）の設定」は、「メールアドレスを指定した共有」のみに設定できる機能となっております。

「一般的なアクセス（組織内限定リンク・リンクを知っている全員）」への共有には、有効期限を事前にすることは、Google ドライブではできないため、注意が必要です。

では、「リンクを知っている人全員」への共有解除はどのように管理すれば良いのだろう、という方に向けての対応策について次の章に記載させていただきます。

Google ドライブの共有期間をより安全に・簡単に事前に設定する方法

前章で、Google ドライブにて「共有の有効期限」を設定する方法について記載させていただきましたが、読んでいただいてわかる通り、Google ドライブ上の設定には 2 つの欠点があります。

【 1 つ目】
閲覧範囲が広く、特に管理したい「一般的なアクセス（組織内限定リンク・リンクを知っている全員」には設定ができない

【 2 つ目】
共有追加の設定を実際に行う社員個人に対応を委ねることになり、設定漏れが発生したとしても社員の自己責任となる

「社員が個別に設定をする」「リンクを知っている全員への共有はこまめにチェックし解除する」という手段もありますが、人が行う作業はヒューマンエラーと切っても切り離せません。

「共有の有効期限」を毎回設定する手間を削減したい、社員の設定漏れによる事故発生（ヒューマンエラー）を防ぎたい、という方におすすめの方法がございます。

それは、「DriveChecker」の「自動解除」を利用すること　です！

DriveChecker の自動解除機能とは・・・

各社員ごとに、 1 回の共有ごとに、共有期限を手動で設定させるのではなく、全社ルールとして「共有から●日経過後に共有を解除する」仕組みを作ることができるため、”ヒューマンエラーを無くす”事ができるんです。

また、Google ドライブでは制御不能であった「リンクを知っている全員」についても共有解除を自動化できるため、セキュリティリスクを下げることにつながります！

さらに！自動解除には「特定のドメイン・アドレスへの共有は制限しない設定（ホワイトリスト）」や、「特定のフォルダ・ファイルは共有権限の解除が自動的にされない設定（自動解除対象外）」を付与する事ができます。

これらを組み合わせることによって、会社の求める環境を自動で整備することができる、まさにかゆい所に手が届くツールになっています。

《環境例》

アドレスを指定した共有：共有日から30日後に共有権限が解除されるよう自動解除設定 ON

リンクを知っている全員：共有日から14日後に共有権限解除されるように自動解除設定 ON

＋ 社労士は安全な共有先のため「ホワイトリスト」にアドレスを追加し、自動解除対象外

＋ 会社パンフレットは常時共有を行うため、「自動解除対象外」フォルダに格納

また、DriveChecker は、　Google ドライブで設定したルールに影響を及ぼすツールでは無い ため、安心してご利用いただけます。

例えば、アイテム単位で共有日を個別設定をしたい場合・・・

⇨  Google ドライブで設定した通り、「30 日後」に共有権限が解除されます。

特殊な事情で、アイテム個別に共有の有効期限を設定したい場合は、DriveChecker にて「自動解除対象外」の設定をいただくことで、Google ドライブ側の共有有効期限設定を活かすことも可能です。

「基本的には社員にアイテム単位個別で、Google ドライブの共有有効期限設定を付与させ、ヒューマンエラー防止（設定漏れ防止）のため、DriveChecker の自動解除機能を180日（半年後）で設定し安全な環境を整える」などの使い方もできますよ。

また、それ以外にもこんなお悩みを DriveChecker であれば全て解消することができます！

DriveChecker には14日間無料トライアルもございます。
ご興味がございましたら、ぜひ「資料ダウンロード」のページからパンフレットをご覧ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

共有権限の解除については、把握・管理が大変ですが、事前に共有有効期限を設定しておくことで、簡単に・安全に Google ドライブを活用する事ができます。

Google ドライブの活用方法や管理方法についてお悩みがあり、DriveChecker にご興味がある場合は、お気軽に　フォーム　よりお問い合わせください。

今後も Google ドライブの活用方法について発信してまいり行きますので、ぜひまた次回のブログでお会いしましょう！