導入事例

株式会社ペイミー 様インタビュー

共有状況を可視化し、自動共有解除ができるのは DriveChecker だけでした!

株式会社ペイミー

最高技術責任者
森 梨千子 様
IT戦略推進部長 Corporate Engineer
木戸 啓太 様
給与日を待たずに働いた分の給与を受け取れるようにする、給与即日払いサービス「Payme」を運営されている株式会社ペイミー様。 企業の福利厚生として導入することで、求人応募数や従業員定着率の向上に大きく貢献するサービスを提供しています。 働く人だけでなく企業も嬉しいサービスで、キャッシュレス化の推進と、資金の偏りによる機会損失のない世界の創造に挑んでいます。

DriveChecker 導入前のドライブ運用と課題

会社の設立当初から、サーバーの設置スペースやセキュリティ面を考えて物理的なものは一切排除したかったので、社内にファイルサーバーを置かず、 Google Workspace (旧 G Suite)と Googleドライブ を活用しています。
社外とのファイル共有は、Paymeを導入していただいた企業様との共有がメインになりますが、初期は株主や社外の関係者とファイル共有することも多くありました。当時のドライブの使い方は今と違い、共有ドライブは使わずに、社長のマイドライブを共有して会社のポータルのようにしていました。そこの配下に共有したいファイルを配置して外部と共有していたのですが、その状態だと共有状況をトラッキングできないんです。連絡もしてもらっていたのですが、連絡漏れがあったりして、しっかりと管理体制が整っているというわけではありませんでした。

導入のきっかけ

半年ほど前に、マイドライブを使った運用から共有ドライブを使った運用に変えたのですが、共有ドライブの場合、外部共有がフォルダ単位ではなく共有ドライブ全体かファイル単位になるんです。そうした中で、「そもそも外部共有しているファイルってどのぐらいあるんだろう?」というのがトピックにとして上がりました。外部共有をしているファイルを洗い出すため、現時点でどのぐらいのファイルを外部に共有しているのか把握できるツールを探す中で「DriveChecker」に出会いました。

また、弊社はネット銀行のセブン銀行さんと業務提携させていただいているのですが、やはり大手の銀行はセキュリティチェックが厳しく、情報漏えい対策やサービス自体のセキュリティ、社内の情報セキュリティの体制を厳格に見られます。チェックリストにも「ファイルの外部共有がちゃんと管理できているか」という項目があったので、そこに対応する必要もありました。

DriveChecker を選んだ理由

結局、運用のことを考えると、共有状況の可視化だけで終わらせるのではなく、共有の解除など、その後の処置が必要になるんです。

Enterprise エディションに Google Workspace をアップグレードすることも考えましたが、まず(金額的に)高いのと、自動解除がないので、「把握して、そこから GAS (Google Apps Script) なりルールを決めて、情報システム管理者が現場に周知して…」というのが手間になってしまうと考え、 Enterprise にはしませんでした。
他のサードパーティーツールも、利用状況のログを見ることができても自動解除が無かったりしますし、いろいろ組み合わせるとなると結構な金額になってしまうので、、そうするともう「DriveChecker しかないな」っていう認識です。

DriveChecker は、月額も安いですからね。

DriveChecker 活用法

自動解除機能を有効活用しています。
まず最初に2週間ぐらいかけてドライブのデータを整理して、自動解除されたら困る外部共有ファイルを洗い出してもらいました。
たとえば、弊社の場合ですと、ISMSとかPマークを取得しているので、それらのコンサル会社さんと共有しているファイルなどです。
それ以外は、基本的に3日で外部共有が自動解除される設定にしています。
運用開始後も自動解除されたくないものがあれば連絡してもらうようにしていますが、今のところ要望はないので、自動解除されても現場は困っていないのだと思います。

あと、業務委託のメンバーもいるのですが、その人達がオーナーのファイルは一括登録で権限を外したりしています。
外部委託で退職した人や個人の Gmail など、社外ドメインのメールアドレスとの共有を解除する場合、ファイルの数が100とかあるとファイルのオーナーが手動で対処するのは無理があります。そこで、DriveChecker を使って、退職者のメールアドレスで検索して、まとめて対応しています。

導入効果

レポートを出さなくて良いのでラクになりました。
以前は、「ドライブの共有状況を可視化をするために Google Workspace の機能でレポートを出して、ファイルの共有状況をチェック、それをCSVとかに吐き出して、一覧化して、共有状況を周知して、『外部共有をこうしてください、ああしてください』…」って言ってたのですが、そのぶんの時間にして30分とか1時間ぐらいの作業がほぼ必要なくなりました。
自動化されているので気にしなくてすみますね。

これ結構、ファイル数が多いと大変なんです。

ファイルオーナーに連絡して、連絡しても「対応しましたか?」って完了するまで追いかけなくちゃいけない。
結局、 Google Workspace ってファイルオーナーでしか設定できないことが多いんですが、 DriveChecker を使うと管理者でできてしまうので、その違いは大きいですね。

今後の展開とDriveChecker に期待すること

DriveChecker はフォルダ単位の設定にも対応してくれると嬉しいです。もっとラクになるので。
また、セキュリティ面では Google の BeyondCorp は今後、オフィスの移転などがあれば検討していきたいなと考えています。